采購管理（Procurement Management）
采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發(fā)票校驗三個組件。
采購管理的三個組件
采購計劃管理
采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理，為企業(yè)提供及時準確的采購計劃和執(zhí)行路線。采購計劃包括定期采購計劃（如周、月度、季度、年度）、非定期采購任務(wù)計劃（如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的）。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購單生成流程。
采購訂單管理
采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進行準確的跟蹤，實現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現(xiàn)對采購存貨的計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進行在線采購。
發(fā)票校驗
發(fā)票管理是采購結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
采購管理的三個層次
交易管理，簡單購買(Transaction)
較初級的采購管理多爲對各個交易的實施和監(jiān)督。其特征為:
- 圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order)；
- 與供應(yīng)商較容易的討價還價；
- 僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件；
- 被動地執(zhí)行配方和技術(shù)標準。
采購管理(Procurement)
隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應(yīng)商管理的重要性；同時，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：
- 圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應(yīng)商建立長久的關(guān)系；
- 加強了對供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟批量、最小訂單量和訂單完成率；
- 重視供應(yīng)商的成本分析；
- 開始采用了投標手段；
- 加強了風險防范意識。
策略性采購 供應(yīng)鏈管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)
目前比較新的概念策略性采購，其特征是:
- 與供應(yīng)商建立策略性伙伴關(guān)系；
- 更加重視整個供應(yīng)鏈的成本和效率管理；
- 與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對消費者的影響；
- 尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作；
- 充分利用諸如跨地區(qū)，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購；
- 更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標手段。
其中，集中采購的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實上包含兩層含義：集中集團內(nèi)各分公司/各工廠的采購量；采購量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來的節(jié)省。更進一步的工作，是進可能地減少材料的規(guī)格或標準，以圖從供應(yīng)商在原料采購和生產(chǎn)加工收益中帶來節(jié)省。
采購管理的誤區(qū)
采購、外協(xié)工作在企業(yè)運營中地位十分重要，它的影響往往最直接、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上，對于工程公司、商貿(mào)公司等企業(yè)由于采購、外協(xié)的比重大，采購管理的意義就更加重大了。然而，根據(jù)對幾家不同類型、不同性質(zhì)的企業(yè)的調(diào)研和管理咨詢，目前不少企業(yè)的采購都存在管理的誤區(qū)，有些幾乎已成通病。
采購只要保證“貨比三家”就行了
很多企業(yè)的管理者認為管采購只要保證“貨比三家”就行了，通常都要求負責采購的工作人員申報采購方案時都要提供至少3家報價，管理者審批就看有沒有3家的比價，再選一個價格合適的（絕大多數(shù)時候是選價格最低的那一個）。這個辦法很簡單，在采購管理上，把這種采購方式叫作“詢價采購”或“選購”。但這樣的管理方法有沒有問題呢？有。而且問題還不少。其實，很多管理者都可能會發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常失靈：這3家是怎樣選出來的？中間的代理商算不算數(shù)？同樣類別的采購這次審批的3家和上次的3家是不是同樣3家？會不會有申報者通過操縱報價信息影響審批者決策的可能？為了防備這種可能，我們往往又要求采購工程師只提供客觀的報價而不能有任何主觀評價，結(jié)果上邊的問題依然存在，又屏蔽了可能有用的決策支持信息，還免除了申報者的責任。
為什么“貨比三家”還不管用？這并不是“詢價采購”方式本身的問題。問題的根本原因是沒有配套的合格供方管理機制。在這種情況下，采購的管理者最終簽字選擇供應(yīng)商，表面上擁有絕對的決策權(quán)，但由于采購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權(quán)。這種管理模式不改變，無論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。
解決這個問題的關(guān)鍵是要給采購人員的詢價活動圈定一個范圍，這就是“合格供方評審”�！昂细窆┓皆u審”本是質(zhì)量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照一個質(zhì)量、成本等方面的標準，劃定一個范圍。這個范圍可以由企業(yè)高層管理者直接決定，也可以由一個委員會決定�？傊少張�(zhí)行人員不能單獨決定這個范圍，也不能跳出這個范圍活動，并要對每次采購活動中這個范圍內(nèi)的決策支持信息負責。
招標“一招就靈”
招標的采購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多管理者認為采取招標方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。但有時候招標也不是“一招就靈”。為什么要招標？什么情況下該招標？還有什么情況可以采用更合適的采購方式？這涉及到采購方式選擇的問題。目前，常用的采購方式有很多。常用的主要有：招標采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。
招標：除了最終用戶及相關(guān)法規(guī)要求必須實行招標的情況以外，在對采購內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息掌握程度不夠時，最好采用招標的方法，目的之一是為了獲得成本信息、技術(shù)信息。
競爭性談判：招標時，我們可能會遇到這樣的情況：或者投標人數(shù)量不夠，或者投標人價格、能力等不理想，有時反復(fù)招標還是不成，是否繼續(xù)招標，很是讓人苦惱——招也不是，不招也不是。其實，這時候我們沒有必要非認準招標不可，大可以采取“競爭性談判”的方式。競爭性談判的方法與招標很接近，作用也相仿，但程序上更靈活，效率也更高一些，可以作為招標采購的補充。
詢價采購（即選購）：對于我們已經(jīng)很好掌握了成本信息和技術(shù)信息的采購商品（包括物資或服務(wù)），并且有多家供應(yīng)商競爭，我們就可以事先選定合格供方范圍，再在合格供方范圍內(nèi)用“貨比三家”的詢價采購方式。
單一來源采購：如果我們已經(jīng)完全掌握了采購商品的成本信息和技術(shù)信息，或者只有一兩家供應(yīng)商可以供應(yīng)，公司就應(yīng)該設(shè)法建立長期合作關(guān)系，爭取穩(wěn)定的合作、長期價格優(yōu)惠和質(zhì)量保證，在這個基礎(chǔ)上可以采用單一來源采購的方式。
合理運用多種采購方式，還可以實現(xiàn)對分包商隊伍的動態(tài)管理和優(yōu)化。比如，最初我們對采購內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息不夠了解，就可以通過招標來獲得信息、擴大分包商備選范圍。等到對成本、技術(shù)和分包商信息有了足夠了解后，轉(zhuǎn)用詢價采購，不必再招標。再等到條件成熟，對這種采購商品就可以固定一兩家長期合作廠家了。反過來，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價范圍或招標來調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商或?qū)献鲝S家施加壓力。
檔案保存好，采購信息就都留下來了
在調(diào)研和咨詢過程中，有不少管理者很早就意識到采購管理存在問題，但苦于無力改進或來不及改進，于是要求相關(guān)人員把所有和采購相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，以待具備條件時分析信息、改進工作。但實際上，從這些保存完好的采購檔案中，往往還是得不到充足有用的信息？甚至有很多必要的信息永遠無法獲得了。這在很大程度上，就是由于采購工作過程不夠規(guī)范引起的。比如，規(guī)范的采購管理要求在詢價時供應(yīng)商應(yīng)對不同規(guī)格型號的設(shè)備單獨報價，但采購人員往往把不同規(guī)格型號的設(shè)備打包，有時甚至把不同類型的設(shè)備打包詢價，每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息無法落實到具體產(chǎn)品，無從比較，在管理者決策時還是無法判斷本次采購價格是高是低。
可見，采購工作過程管理的改進和采購信息的收集是相互影響的，要改進采購管理還是要及早，想把資料先存下來等有條件了再談改進，往往是到了想起改進采購管理的時候，相關(guān)的信息缺失就已經(jīng)很嚴重了。