什么是銷售訂單
銷售訂單是企業(yè)進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)時，預(yù)先向客戶發(fā)出的銷售商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、地點(diǎn)等信息的業(yè)務(wù)單據(jù)，表明企業(yè)與客戶間的購銷契約關(guān)系。
銷售訂單是企業(yè)與客戶之間簽訂的一種銷售協(xié)議，銷售訂單實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶之間的溝通，實(shí)現(xiàn)客戶對企業(yè)待售貨物的一種請求，同時也是企業(yè)對客戶的一種銷售承諾；是銷售管理系統(tǒng)實(shí)質(zhì)性功能的第一步，它上接銷售合同，并向下傳遞至銷售發(fā)貨。通過訂單信息的維護(hù)與管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對銷售的計劃性控制，使企業(yè)的銷售活動、生產(chǎn)活動、采購活動處于有序、流暢、高效的狀態(tài)。
銷售訂單處理
銷售訂單處理一般包括：用戶檔案管理；銷售訂單的輸入和確認(rèn)；訂單需求展開；訂貨裝運(yùn)。
- 1)用戶檔案管理
完整的用戶檔案可以提供銷售訂單確認(rèn)，銷售傭金計算，標(biāo)價及銷售分析所需要的信息。通常用戶檔案至少包含以下基本信息：(1)用戶代碼；(2)用戶名稱；(3)通訊地址；(4)電話號碼；(5)開戶銀行；(6)信用級別；(7)用戶類型。
- 2)銷售訂單的輸入和確認(rèn)
在MRPⅡ系統(tǒng)中，實(shí)際需求是通過對銷售訂單的處理而獲得的。銷售管理子系統(tǒng)一般都提供訂單輸入功能，支持用戶迅速、方便地輸入訂單，并對訂單進(jìn)行維護(hù)。銷售訂單的主要內(nèi)容有：(1)訂單號；(2)用戶代碼；(3)訂單類型；(4)訂單內(nèi)容，包括項目號、描述、數(shù)量、價格、需求日期、交貨日期、稅收、單獨(dú)裝運(yùn)等；(5)日期信息，包括訂貨日期、登記日期、確認(rèn)日期；(6)用戶信息，包括用戶采購號、采購者姓名等；(7)運(yùn)輸信息，包括交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸路線等。
在銷售訂單的輸入過程中，必須對訂單的輸入內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，只有被確認(rèn)的訂單才能作為最終需求納入系統(tǒng)。銷售訂單的確認(rèn)包括以下幾個方面：
(1)可供貨情況。對用戶提出的供貨要求進(jìn)行確認(rèn)，是否能按時提供用戶所需的產(chǎn)品和數(shù)量。
(2)價格確認(rèn)。根據(jù)用戶提供的定價表，系統(tǒng)能自動地對銷售項目進(jìn)行標(biāo)價。標(biāo)價通常是根據(jù)項目號、產(chǎn)品類型、用戶類型、信用級別來確定，但有時也需根據(jù)特殊情況做出調(diào)整。
(3)信用確認(rèn)。在MRPⅡ系統(tǒng)中，用戶或銷售訂單可以被掛起。用戶掛起通常是因為信用問題；銷售訂單掛起也往往涉及到一些諸如信用證明收不到等的特殊情況。當(dāng)然，用戶要求延期交貨也會引起訂單掛起。
- 3)訂單需求的展開
銷售訂單被確認(rèn)并輸入系統(tǒng)后，就會對可用庫存量和計劃中的產(chǎn)品訂貨發(fā)生影響。如果計劃供應(yīng)量不足以滿足用戶訂貨需求，系統(tǒng)將在主生產(chǎn)計劃中生成附加的需求，安排新的生產(chǎn)訂貨。
用戶需求在產(chǎn)品的制造過程中有可能發(fā)生變化，如要求延期交貨、訂貨數(shù)量調(diào)整、交貨期提前等。因此，必須始終跟蹤銷售訂單，根據(jù)變化對訂單進(jìn)行維護(hù)，提高銷售服務(wù)水平。
- 4)訂貨裝運(yùn)
當(dāng)計劃交貨期臨近時，系統(tǒng)會支持用戶生成裝運(yùn)文件以加速調(diào)度。在裝運(yùn)文件中除了提供訂單號、訂單開始日期、交貨期、顧客代碼和名稱、裝運(yùn)Et期等信息之外，還須提供一份裝箱單。
裝運(yùn)文件用于通知運(yùn)輸部門實(shí)施物料裝運(yùn)。對于不能按期交貨的銷售訂單，系統(tǒng)會自動生成一份“過期銷售訂單報告”。