不管你的企業(yè)是大是小，原料及成品的出入庫、在庫管理，盤點(diǎn)都必不可少。生產(chǎn)、采購、銷售等部門的決策，都需要盤點(diǎn)數(shù)據(jù)作為參考。以錯誤的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)作為參考，必然悖入悖出，影響采購數(shù)量、生產(chǎn)計劃、發(fā)貨計劃的制定和實(shí)施。
很多人會想：盤點(diǎn)嘛，不就是對對賬目，清點(diǎn)庫存嗎？這還不簡單？實(shí)際上，沒有幾家企業(yè)能真正做到賬實(shí)相符。
盤虧盤贏都不好
盤虧自然不好，賬冊上記有的商品，庫里翻了個底兒朝天，還是找不著；盤贏也不要以為“賺”了，庫里的貨不會平白“多”出來的，肯定出了岔子。
賬實(shí)不符，是盤點(diǎn)最常見的問題，多數(shù)是由于商品缺乏良好的整理和歸類。如原料放進(jìn)了成品堆里，成品中混有半成品等。尤其是經(jīng)銷商的倉庫，多數(shù)沒有電腦庫存系統(tǒng)，人工操作，手工記賬，在單證上面修改、涂抹，那是經(jīng)常的事。
更多的情況是賬冊和商品對上號了，但無論如何清點(diǎn)，數(shù)量就是不對，質(zhì)量狀態(tài)也對不上。貨到底跑哪兒去了？是記錄錯誤還是倉管監(jiān)守自盜？明明記錄完好的商品，卻變成殘損品，是正常貨損，還是操作不當(dāng)導(dǎo)致的非正常貨損？如果這些問題不及早發(fā)現(xiàn)，到了后來就是一筆糊涂賬，怎么算也算不清。
影響盤點(diǎn)的幾大因素
1. 盤點(diǎn)人員的素質(zhì)。
很多公司沒有專業(yè)的倉管人員，往往隨便從哪個崗位調(diào)來幾個人就是；經(jīng)銷商為了放心，更是讓親戚當(dāng)倉管。拋開責(zé)任心不論，這些非專業(yè)人士，在貨品不多的時候，還可以靠記性或賬冊來管理，一旦貨品多了，就應(yīng)付不來了。因?yàn)椴徽莆找恍┗镜谋P點(diǎn)常識和統(tǒng)計學(xué)知識，是難以保證盤點(diǎn)準(zhǔn)確度的。有的企業(yè)為節(jié)省人力，甚至雇臨時工來盤點(diǎn)。這些人素質(zhì)參差不齊，不熟悉產(chǎn)品，更是錯得沒邊了，這樣的盤點(diǎn)做了等于沒做。
還有一些公司由倉庫內(nèi)部人員組織盤點(diǎn)，有些人自認(rèn)為對產(chǎn)品比較熟悉，盤點(diǎn)過程中，不仔細(xì)清點(diǎn)和核對，疏忽大意，導(dǎo)致盤點(diǎn)質(zhì)量不高。有的盤點(diǎn)現(xiàn)場缺乏監(jiān)督，事后也不復(fù)查，最后發(fā)現(xiàn)了問題也無從查起。
2.設(shè)備。
好一點(diǎn)的公司配備了盤點(diǎn)機(jī)、掃碼器等，能提高盤點(diǎn)效率和精度。而有些公司甚至連計算器都不配，所有盤點(diǎn)全憑雙手和大腦，不出差錯才怪呢。
3.盤點(diǎn)方法。
盤點(diǎn)一般分為“盲盤”和“實(shí)盤”。所謂盲盤，就是打印一個空白盤點(diǎn)表，盤點(diǎn)人員必須仔細(xì)填好盤點(diǎn)表內(nèi)所有相關(guān)信息，包括品名、代碼、批次、數(shù)量等。這種方法可以防止某些盤點(diǎn)人員偷懶，但效率和準(zhǔn)確性極低。
所謂實(shí)盤，即將所有數(shù)據(jù)打印出來，盤點(diǎn)人員只需到現(xiàn)場去清點(diǎn)和核對相關(guān)信息的準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)差異則注明，留待修訂。實(shí)盤節(jié)約時間，但也有很多盤點(diǎn)人員圖省事，走馬觀花看一下就算了，不認(rèn)真盤點(diǎn)。
4.盤點(diǎn)周期。
很多公司不重視盤點(diǎn)工作，通常一個季度或半年組織一次大盤點(diǎn)。倉儲運(yùn)作人少事雜，發(fā)錯貨、貨物回位錯誤等問題時常都會有，如果沒有日常盤點(diǎn)，很多小問題很難在短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)。等到大盤點(diǎn)時才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)晚了，損失不說，連追究責(zé)任人都很難辦到。
如何做好盤點(diǎn)工作
1.明確盤點(diǎn)流程。
一般公司盤點(diǎn)都是由倉儲部門和財務(wù)部門共同完成，而有些小公司特別是經(jīng)銷商，一般都由倉庫人員自己打印盤點(diǎn)表，自己盤點(diǎn)，完事后將盤點(diǎn)表交給財務(wù)部，由財務(wù)部門再抽盤。
從盤點(diǎn)到財務(wù)抽盤，短則1天～2天，長則3天～4天。財務(wù)人員抽盤或復(fù)盤時，很多貨物已經(jīng)出過貨或庫位有所調(diào)整，總會有一些差異，準(zhǔn)確性大打折扣。
還有的倉儲部門的盤點(diǎn)表格與財務(wù)部門表格不統(tǒng)一，盤點(diǎn)記錄也是各有一套，往往倉庫在完成了自己的盤點(diǎn)表后，還要照著結(jié)果，再補(bǔ)填財務(wù)部門的盤點(diǎn)表。如此往復(fù)，影響了盤點(diǎn)準(zhǔn)確性，核對數(shù)據(jù)時也無所適從，影響準(zhǔn)確性。
要提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確度，首先要倉儲部門和財務(wù)部門一起來做。財務(wù)部可以抽調(diào)專人隨同盤點(diǎn)人員一起盤點(diǎn)；其次，要統(tǒng)一盤點(diǎn)表格式，最后財務(wù)部留存的盤點(diǎn)結(jié)果必須是倉儲部門盤點(diǎn)表的復(fù)印件，保證完全一致。
另外，還要規(guī)定合理的盤點(diǎn)周期。進(jìn)出庫頻繁的商品最容易出差錯，要以周或月建立短期盤點(diǎn)制度；旺季或淡季來臨前，要徹底清點(diǎn)應(yīng)季商品，明確準(zhǔn)確庫存數(shù)，為營銷策略提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)；同時，每季度還要有一次較大規(guī)模的盤點(diǎn)。短長期盤點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，才能最大限度保證賬實(shí)相符，確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效。
2.做好盤點(diǎn)先期準(zhǔn)備工作。
較大規(guī)模盤點(diǎn)前，各部門要合理分工，明確各方責(zé)任，就一些相關(guān)細(xì)節(jié)做出具體布置，比如統(tǒng)一表格格式、安排盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)單證交接、盤點(diǎn)工具等等。盤點(diǎn)完成后，要及時核對盤點(diǎn)結(jié)果，對有差異的結(jié)果要多遍復(fù)盤，確保盤點(diǎn)準(zhǔn)確率。
盤點(diǎn)進(jìn)行前，盡量讓所有該出庫的物料全部出庫，該入庫的全部入庫，盤點(diǎn)期間不要變化。實(shí)在要出入庫的，盤點(diǎn)前都要先入賬，再進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。
3.加強(qiáng)信息采集，完善臺賬制度。
采集貨物相關(guān)信息，要整理出倉庫物品名稱，且盡量使用簡化稱呼。同時，商品信息要全面，如名稱、代碼、批次、規(guī)格、體積、重量等，尤其是一些名稱相同而其他信息不同的商品，更要區(qū)分開，避免發(fā)錯貨。
根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)建立倉庫臺賬后，細(xì)心登記每天倉庫物品的出入庫、結(jié)存情況；嚴(yán)格控制單據(jù)的出倉、入倉、領(lǐng)料的填寫，盡量控制漏單情況。
賬目清晰、準(zhǔn)確與否，可以反映出企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)是否健康良好。賬目好壞直接影響企業(yè)每個部門的運(yùn)作，影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展經(jīng)營，必須認(rèn)真仔細(xì)對待，馬虎不得。
4.合理規(guī)劃倉庫內(nèi)部，貨物歸類儲存。
一般企業(yè)倉庫都有幾大區(qū)域：包裝用料、五金、辦公用品、其他物品等。有必要合理分區(qū)，實(shí)行區(qū)域化管理。按照已劃分好的區(qū)域、貨架，將已經(jīng)歸類的物品對號入座，在擺放物品時盤點(diǎn)數(shù)量，便于庫存登記，也省去了再統(tǒng)計物品的時間。
物品擺放要整齊，名稱、規(guī)格型號清晰，數(shù)量準(zhǔn)確，將倉庫整理一步到位。將物品名稱歸類整理，制訂出相應(yīng)的編號、賬頁號、標(biāo)識卡，將常用的物品放在倉庫隨時能取的地方，保證倉庫管理各個作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的效率和準(zhǔn)確性，確保公司隨時準(zhǔn)確掌握庫存數(shù)據(jù)，合理保持和控制庫存。
5.完善單證填寫和交接流程。
在倉庫的到貨檢驗(yàn)、入庫、出庫、調(diào)撥、移庫移位、庫存盤點(diǎn)等各個作業(yè)環(huán)節(jié)，倉庫人員必須如實(shí)填寫各種單證。所有作業(yè)的相關(guān)信息，各部門之間必須保持一致，倉儲部門提供的信息也必須是最新的。這就要求公司各部門之間密切配合，每個環(huán)節(jié)的單證交接，必須做好交接記錄，有相關(guān)人員的簽名確認(rèn)，避免各個部門相互扯皮，推卸責(zé)任。