物料檔案(存貨檔案)的整理與系統(tǒng)錄入是ERP實(shí)施過程中非常重要的一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與完成工作之一,它關(guān)系到企業(yè)對物料進(jìn)行全局規(guī)劃的正確性、更關(guān)系到后續(xù)ERP實(shí)施能否按計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行及上線后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,因此ERP中與物料檔案相關(guān)的培訓(xùn)工作一般都是在ERP項(xiàng)目啟動后就馬上著手處理。
說明:以物料的編碼為主線講解編碼的原則,但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項(xiàng)目等。
物料編碼的意義:
物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要,但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠,物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí),物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收,請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻緊,而借著物料編碼,使各部門提高效率,各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
下面是物料編碼設(shè)置的一些基本原則:
一、求唯一
通常情況下,只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化,只要物料必須要在倉庫中存儲,就必須為其指定一個編碼,即通常所說的一物一碼。比如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成,不更換加工單位,即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔,緊接著進(jìn)行噴漆,中間沒有入庫、出庫處理,則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成,其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫,則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài),必須編制不同的物料編碼。
二、分類別
在編碼時(shí),一般會按一定的分類方式對編號進(jìn)行分類,這樣,在日常的查詢或報(bào)表列印時(shí),同類的資料才能排在一起,便于我們比較和匯總統(tǒng)計(jì)等。通常我們在對物料進(jìn)行編碼時(shí),會按大類-中類-小類-流水號的形式進(jìn)行編碼,比如,第一碼表示大分類,如成品,原材料,半成品等,第二、三碼表示中分類,第四、五、六碼表示小分類,最后是三位的流水號,通過這樣的分類,我們可以保證相同類的物料在做統(tǒng)計(jì)分析時(shí)是可以排在一起的。
三、勿有意
我們在給客戶輔導(dǎo)編碼時(shí),非專業(yè)性的人員通常都要求讓編號反映某些意義,使得編號容易記憶或者可以望“字“生義,常常會將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號上;再有,還要把物料的規(guī)格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時(shí),這種編碼方式的確可能比較方便,使用起來可能會比較符合使用者現(xiàn)時(shí)的習(xí)慣,但是當(dāng)資料數(shù)量越來越大時(shí),要記憶的東西太多了,實(shí)際上已經(jīng)達(dá)不到當(dāng)初設(shè)想的易于記憶的目的了,結(jié)果給后續(xù)新增編碼造成很大的困擾,無法進(jìn)行新增編碼的編制。
在很多企業(yè)中,常常就是為了要整理理出有意義的料號體系,而使得編號工作變得非常困難,經(jīng)常會組織很多部門,來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去,耗費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間,經(jīng)常是編到一半發(fā)現(xiàn)無法編制下去。比如,我們在編電阻的編碼的時(shí)候,客戶人員常常會要求將阻值、材質(zhì)加到編碼中,甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中,以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質(zhì)。結(jié)果日后有新增的物料時(shí),卻發(fā)覺實(shí)在很難遵行原來的原則進(jìn)行新物料的編號工作。
其實(shí),料號僅是物料的代碼。是為了便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理,而給的一個編號而已。它可以不具備任何意義,就如我們的身份證號碼一樣。這樣,即使有上萬條物料,也可以在短短的兩、三周內(nèi)就完成所有的編號工作。
在國外,有許多公司干脆就用亂數(shù)法則直接賦予物料編號,而絲毫不會影響電腦作業(yè)的運(yùn)行。因?yàn)樵诮灰讛?shù)量龐大的信息化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶每一個料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規(guī)格,而所有的資料在列印或顯示時(shí),名稱規(guī)格都可以隨著料號出現(xiàn)。
四、避變化
如果資料的某項(xiàng)屬性在未來有可能會發(fā)生變動,則絕不應(yīng)該將此項(xiàng)屬性納入到編號中。否則,一旦發(fā)生變動時(shí),是否要修改編號及如何進(jìn)行修改都將會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編號,員工所屬部門就不應(yīng)該納入員工編號中,因?yàn)椴块T的調(diào)整或是員工調(diào)動部門都可能會經(jīng)常發(fā)生;另外如客戶所屬的地區(qū),業(yè)務(wù)員分管區(qū)域等等皆是如此。通常,在系統(tǒng)上,可以用單獨(dú)的欄位來記錄這些屬性。
五、數(shù)字好
編碼優(yōu)選全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號。一則可提高填寫、錄入編號的效率,二則避免數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗蠡蜃x音雷同而產(chǎn)生混淆的情形,如O與0,I與1等等。如果一定要用英文字母的話,則英文字母優(yōu)選排在編號的前幾碼,且位數(shù)必須一致。一定要避免英文字母與數(shù)字混雜使用的情況。
在編碼中,有些客戶人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“-“符號,或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率,在日常口述編號時(shí)亦會造成不便,因此優(yōu)選避免采用。如果非用這些符號不可,則應(yīng)該規(guī)定固定符號出現(xiàn)的位置,否則一定會產(chǎn)生困擾。
六、力求短
編號的長度要越短越好,以方便記憶、閱讀、填寫、錄入,提高效率。同時(shí),也大大降低出錯的機(jī)率。如果一個編碼有30位,它可能記錄了物料的很多屬性,但是在錄入、填寫中會非常困難,也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好,既能滿足一般編號容量的要求,也能較好的反應(yīng)適當(dāng)?shù)闹匾獙傩?,且便于記憶、錄入等?
七、長統(tǒng)一
編號長度統(tǒng)一,可以使我們在閱讀或錄入時(shí)很容易發(fā)現(xiàn)編號長度不對,有漏輸或多輸。如果實(shí)在做不到編號位數(shù)統(tǒng)一,則至少要求同一類的位數(shù)要統(tǒng)一。比如,對ATO制造企業(yè)來說,可能會存在半成品數(shù)量相對成品要少的情況,在編號長度上,很難讓半成品和成品的編碼長度統(tǒng)一,那我們可以讓成品類的編號長度保持統(tǒng)一,半成品類的長度保持統(tǒng)一,如,成品是10位,半成品則是8位。另外也可以通過補(bǔ)「0」的方式來保證確保編碼長度統(tǒng)一。
八、用跳號
隨著企業(yè)的發(fā)展,每天都會有新的物料出現(xiàn),需要增加新編碼,所以在編碼時(shí),編碼的擴(kuò)充性非常重要,而如何才能實(shí)現(xiàn)編碼的擴(kuò)展性呢?通常我們用跳號的方法來實(shí)現(xiàn)。比如在分類號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入,同時(shí)也可以加大相應(yīng)分類的編碼容量,如050---080可以編成同一個小類。在實(shí)際編碼中,此項(xiàng)原則往往會被忽略掉,而此項(xiàng)原則最能體現(xiàn)我們的專業(yè)性,是檢驗(yàn)我們的編碼能否經(jīng)的起時(shí)間考驗(yàn)的重要原則,請切記!
示例:成品、半成品編碼原則
分類范圍 |
客戶類別 |
機(jī)種型號類別 |
成品工藝類別 |
流水號 |
規(guī)格描述 |
1:成品 3:半成品 |
01:美的 |
01:抽濕機(jī) |
01:注塑 |
0001~9999 |
機(jī)種+名稱 |
02:東芝 |
02:分體機(jī) |
02:燙金 |
03:松下 |
03:窗機(jī) |
02:絲印 |
04:歐科 |
04:柜機(jī) |
03:移印 |
05:華凌冰箱 |
05:冰箱 |
04:噴涂 |
06:華凌空調(diào) |
06:洗衣機(jī) |
05:電渡 |
07:高木 |
07:音箱 |
06:焊接 |
08:金寶腎 |
08:醫(yī)療用品 |
07:粘貼(海棉\絨布等) |
09:本田制鎖 |
09:汽車部品 |
08:組裝 |
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99:其它類型 |
99:其它 |
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10~98擴(kuò)展用 |
09~98:擴(kuò)展用 |
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98:本廠 |
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99:其它客戶 |
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14~97擴(kuò)展用 |
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例如:1 01 01 07 0001
FA抽濕機(jī)水箱組件
表示:成品類 美的 抽濕機(jī) 組裝 流水號