相信職場(chǎng)中，有許多人都經(jīng)歷過(guò)一些華而不實(shí)的會(huì)議，占用著大把的工作時(shí)間，卻絲毫沒(méi)有達(dá)到效果，這些會(huì)議對(duì)組織的績(jī)效幾無(wú)價(jià)值，如同雞肋一般，讓人不禁產(chǎn)生疑問(wèn)：”開(kāi)會(huì)真的有必要么？”“如果有必要，如何才能使會(huì)議變得更高效呢？”

如果這也是你困擾已久的問(wèn)題，希望今天這篇文章能夠給你帶來(lái)收獲。

團(tuán)隊(duì)會(huì)議至關(guān)重要

互動(dòng)和會(huì)議對(duì)于團(tuán)隊(duì)運(yùn)作來(lái)講至關(guān)重要。

事實(shí)上，有研究結(jié)果表明，即使開(kāi)得很差的會(huì)議都比不開(kāi)會(huì)強(qiáng)，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員會(huì)在會(huì)前、會(huì)后，甚至?xí)弦孕》秶?、非正式的渠道交換信息。

沒(méi)有定期的正式或非正式會(huì)議，重要的信息就會(huì)被阻塞，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的重點(diǎn)工作產(chǎn)生分歧，同時(shí)對(duì)其他團(tuán)隊(duì)成員的看法和期望也會(huì)變得越來(lái)越不準(zhǔn)確，與現(xiàn)實(shí)不符的假設(shè)和臆想則會(huì)不脛而走。

誤會(huì)和誤解會(huì)導(dǎo)致不協(xié)調(diào)和沖突，這反過(guò)來(lái)又會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)效率低下。

缺乏充分的互動(dòng)會(huì)導(dǎo)致不良的人際關(guān)系、消極的態(tài)度和彼此懷疑，而這些會(huì)給團(tuán)隊(duì)運(yùn)行帶來(lái)致命打擊。

那么，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該多久會(huì)面一次呢？

有些團(tuán)隊(duì)需要比其他團(tuán)隊(duì)更經(jīng)常地見(jiàn)面，而在同一個(gè)團(tuán)隊(duì)里，一些團(tuán)隊(duì)成員之間的會(huì)面也需要比其他團(tuán)隊(duì)成員更加頻繁。

任務(wù)越復(fù)雜，團(tuán)隊(duì)面臨的時(shí)間緊迫性越高，團(tuán)隊(duì)會(huì)面就應(yīng)該越頻繁。

團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該至少每月會(huì)面一次，以了解彼此的進(jìn)展，并根據(jù)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)調(diào)整他們的活動(dòng)。

至少每六個(gè)月，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)抽出時(shí)間（一天或兩天），來(lái)回顧和修改必要的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的戰(zhàn)略，以及決策過(guò)程中的溝通和參與。這種反思能夠預(yù)測(cè)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新性和有效性。

注意，這絕不是浪費(fèi)時(shí)間，采取這種措施的團(tuán)隊(duì)比其他團(tuán)隊(duì)更富生產(chǎn)力和創(chuàng)新力。

雖說(shuō)開(kāi)得再差的會(huì)議也比完全不開(kāi)會(huì)要好，但是，一場(chǎng)精心組織、圓滿(mǎn)召開(kāi)的會(huì)議卻能創(chuàng)造出一種團(tuán)隊(duì)效能感，并確保團(tuán)隊(duì)一起高效地開(kāi)展工作，以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

團(tuán)隊(duì)會(huì)議的基本原則

國(guó)外有一項(xiàng)調(diào)分析了60個(gè)表現(xiàn)迥異的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部互動(dòng)情況。

在那些表現(xiàn)好的團(tuán)隊(duì)的會(huì)議上，積極的互動(dòng)與消極的互動(dòng)的比值為5.6。

對(duì)于表現(xiàn)中等的團(tuán)隊(duì)，比值是1.9，對(duì)于表現(xiàn)不佳的團(tuán)隊(duì)，這個(gè)比值就變成了0.363。

對(duì)于表現(xiàn)不佳的團(tuán)隊(duì)，成員們幾乎花費(fèi)了所有時(shí)間來(lái)宣揚(yáng)自己的立場(chǎng)，而不是尋求有關(guān)他人立場(chǎng)的信息。

一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議，每個(gè)人都要為下列事項(xiàng)負(fù)起責(zé)任：

團(tuán)隊(duì)會(huì)議有效互動(dòng)的關(guān)鍵

我們?nèi)绾尾拍艽_保團(tuán)隊(duì)會(huì)議的有效互動(dòng)呢？

關(guān)鍵在于團(tuán)隊(duì)會(huì)議如何主持。

1、會(huì)議前：明確會(huì)議議程

安排會(huì)議要有明確的議程，而且只討論議程上重要的項(xiàng)目，不要浪費(fèi)時(shí)間去談?wù)撃切┮欢〞?huì)發(fā)生的常規(guī)事項(xiàng)。

議程項(xiàng)目的選擇至關(guān)重要，在理想情況下，應(yīng)該討論不超過(guò)6～7個(gè)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。

花費(fèi)在議程以及議程排序上的時(shí)間越多，議程上的項(xiàng)目越少，會(huì)議就會(huì)越深入和富有成效。

以下是一些注意事項(xiàng)：

這一點(diǎn)看上去有點(diǎn)兒違反直覺(jué)，但事實(shí)卻是，當(dāng)每個(gè)人都有機(jī)會(huì)對(duì)決策貢獻(xiàn)自己的想法時(shí)，會(huì)議幾乎總是更快開(kāi)完。

確保每個(gè)人在會(huì)議期間做出貢獻(xiàn)，邀請(qǐng)你了解的具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的成員盡早發(fā)表意見(jiàn)，這樣可以引導(dǎo)討論的走向。

使用各種鼓勵(lì)討論的方法（結(jié)對(duì)討論和小組討論，然后匯報(bào)）。經(jīng)常進(jìn)行匯總。

同時(shí)，確保領(lǐng)導(dǎo)或其他人都無(wú)法占據(jù)主導(dǎo)地位。

3、會(huì)議決策：要當(dāng)機(jī)立斷

一旦意見(jiàn)得到表達(dá)，觀點(diǎn)得到討論，就要當(dāng)機(jī)立斷。

除非真的有必要，否則不要推遲做決定，也不要召開(kāi)更多的分組討論會(huì)議。

投票絕對(duì)是最后的決策手段，除非實(shí)在沒(méi)有辦法，否則要盡量避免。

保持對(duì)會(huì)議的掌控，通過(guò)樂(lè)觀、友好、禮貌、熱情來(lái)維持一個(gè)積極的氣氛。

積極認(rèn)可并感謝人們的付出。如果氣氛有失控的跡象，要及時(shí)進(jìn)行休息。

回顧失敗的會(huì)議經(jīng)歷，討論應(yīng)該怎樣進(jìn)行改進(jìn)。

作者：邁克爾A.韋斯特

來(lái)源：管理的常識(shí)（ID:Guanlidechangshi）