問題的提出

為了增強(qiáng)對如何搞好管理信息化的理解，本著它山之石，可以攻玉的目的，我走訪了一些在管理信息化投入巨資的單位，主要了解這些單位管理軟件的實(shí)施效果。我在這些單位良好的人脈資源保證我可以聽到真實(shí)的話。

我首先了解的是江蘇省移動公司。2000年江蘇省移動公司投入巨資，用ORACLE的MIS系統(tǒng)替換掉當(dāng)時在電信系統(tǒng)非常流行的由連云港電信局吳周洋等同志自行開發(fā)的財務(wù)核算系統(tǒng)。我當(dāng)時在移動公司時剛好正好趕上上MIS系統(tǒng)，但是，我很少有機(jī)會全面了解該系統(tǒng)，僅負(fù)責(zé)錄入一些會計憑證，因此，只是了解皮毛而已。時至今日，MIS系統(tǒng)還在使用，但是使用的范圍還是比較狹窄的，僅啟用了采購訂單和總賬，其他管理模塊均是后面逐步開發(fā)或采用的其他軟件。這些模塊主要是預(yù)算管理、合同管理、資產(chǎn)管理、人力資源管理、OA、經(jīng)營分析。

其次，我走訪了江蘇省電信研究院。我對江蘇省電信研究院非常有感情，是該單位的創(chuàng)業(yè)元老之一，在研究院我親歷了一個IT公司從零起步到找到自己的生存和發(fā)展空間的過程。在研究院期間，我負(fù)責(zé)為中國電信開發(fā)的財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計和需求分析。該系統(tǒng)在2005年通過公開投標(biāo)競爭，成為中國電信財務(wù)系統(tǒng)升級推薦產(chǎn)品，而用友被排除在外。用友被排除在外，既有自身軟件不適應(yīng)電信的原因，也有中國電信想扶植江蘇省電信研究院發(fā)展的原因。但是2009年中國電信“一本帳”招標(biāo)，江蘇省電信研究院成功中標(biāo)，用友輸?shù)貌辉＿@次招標(biāo)用友動用了北京高層關(guān)系，由國資委出面招標(biāo)。在廣州進(jìn)行軟件并發(fā)數(shù)測試期間，用友所謂的最高端產(chǎn)品NC一敗涂地，據(jù)說用友的技術(shù)總監(jiān)還到廣州呆了一個月但是無力回天。用友的NC居然在速度上輸給江蘇省電信研究院開發(fā)的管理系統(tǒng)，我真是沒有想到。結(jié)果不言而喻，江蘇省電信研究院成功中標(biāo)中國電信“一本帳”這樣的投資上千萬元的大工程。為此，我為研究院感到驕傲。

我還到北京走訪了中國人壽股份有限公司。中國人壽今年花費(fèi)3000萬元啟動了SAP系統(tǒng)，替換掉由中科院下屬的軟件公司開發(fā)的財務(wù)系統(tǒng)。到目前為此，中國人壽在穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施工作，以財務(wù)系統(tǒng)為起點(diǎn)，已經(jīng)實(shí)施了四個省的總賬，估計要花費(fèi)幾年的時間逐步完成其他管理模塊的實(shí)施。談到對SAP的感受，負(fù)責(zé)實(shí)施的一些同志講：不過如此，軟件僅是工具，如何提高管理還得靠主觀努力，宣傳與實(shí)際有很大的出入。語調(diào)中透出的是失望。他們還講，他們與北京很多上SAP的大型企業(yè)的同行交流過，一致的看法都是四個字：不過如此。

為什么花費(fèi)了巨資卻換來不過如此這樣的感受？為什么軟件公司售前承諾與實(shí)際效果有如此大的出入？為什么用友最高端的產(chǎn)品會輸給一家后起之秀？對這些問題的求索引發(fā)了我對一些更本源問題的思考。軟件對于管理，對于企業(yè)的發(fā)展到底有什么用？軟件如何才能發(fā)揮應(yīng)有的作用？

管理軟件到底有什么用？

在現(xiàn)今的信息社會，任何認(rèn)為管理軟件無用的言論均是極端錯誤的，這是無須著墨批判的言論，我們需要批判的是兩種言論：一是一軟就靈；二是管理軟件就是財務(wù)軟件。

本次美國的金融危機(jī)，象通用汽車這樣如雷貫耳的企業(yè)居然會申請破產(chǎn)保護(hù)，真是讓人大跌眼鏡。許多學(xué)者借此機(jī)會大顯身手，對美國式的數(shù)字化管理進(jìn)行口誅筆伐，一致認(rèn)為美國式的數(shù)字管理已經(jīng)走到盡頭。對數(shù)字化管理推波助瀾的是管理軟件，從理論上講，管理軟件幾乎能提供你所需要的任何內(nèi)部數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)管理絕對不是一軟就靈。一軟就靈是軟件公司為了讓自己的軟件盡快銷售出去的過度宣傳，我們不可當(dāng)真。但是，用數(shù)字進(jìn)行管理也沒有錯，數(shù)字化管理沒有走到盡頭。如同不做到知己知彼就不能取得戰(zhàn)爭的勝利一樣，不掌握一定管理信息，是無法進(jìn)行管理的。管理軟件本質(zhì)是提供管理信息的工具，好的管理軟件使得獲得及時必要的管理信息成為可能。

管理軟件只能提供企業(yè)內(nèi)部的信息，這些信息屬于防御性信息，從知己知彼的角度看，屬于知己。知己重要，但是知彼更重要。企業(yè)發(fā)展的機(jī)會來自于企業(yè)外部，而不是內(nèi)部。因此，管理軟件僅是解決了部分的問題，重要但不是關(guān)鍵的問題，絕對不是“一軟就靈”。

2004年，用友在全國發(fā)動了一場“普及ERP”的運(yùn)動。表面看，用友取得了成功，名聲壯大了，銷售收入增加了。但是，實(shí)際上，用友將時間花在作秀上而不是了解客戶的實(shí)際需求，提供給能解決客戶實(shí)際管理問題的產(chǎn)品上使得SAP在中國得到進(jìn)一步發(fā)展，搶占了絕大部分高端市場。高端市場，失去了就不會在回來了。用友所謂的普及ERP實(shí)際上就是財務(wù)軟件+進(jìn)銷存，用友用賣保健品的方式來不斷強(qiáng)化這個概念。時至今日，這已經(jīng)成為一個笑談。關(guān)于財務(wù)軟件能干什么，我再說一遍。財務(wù)軟件實(shí)際上是手工做賬的翻版，它提供的是服務(wù)于對外目的、平衡各種利益關(guān)系的財務(wù)信息，財務(wù)信息的管理功能很弱。而且，無論宣傳多好，用軟件做賬并沒有改變事后算賬的特性。財務(wù)軟件是最簡單的軟件，它僅干一件事情，就是輸入會計憑證。各種賬、報表實(shí)際上是按照不同方法對會計憑證進(jìn)行查詢。

批判了這兩種錯誤的、別有用心的言論后，我來講講管理軟件究竟有什么作用。

第一個作用顯然就是管理軟件使得企業(yè)管理所能獲得的信息豐富了，獲得信息的及時性提高了，管理軟件的記錄本身就是一個很好的經(jīng)營管理內(nèi)部知識庫。管理需要信息，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使得我們可以很方便快捷的獲得海量的外部信息，但是，如果沒有一套合適的管理軟件，企業(yè)內(nèi)部就近似一個黑匣子。簽了多少合同？收了多少款？還有多少款未收？費(fèi)用開支狀況？付了多少錢？簽了多少采購合同？主要的供應(yīng)商是誰？經(jīng)營性現(xiàn)金流量正常嗎？庫存是多少？庫存的分布如何？庫存合理嗎？生產(chǎn)了多少？按時交貨嗎？生產(chǎn)成本受控嗎？……。在手工操作模式下，企業(yè)的這些經(jīng)營管理信息散落在企業(yè)的各個角落。部門之間重復(fù)統(tǒng)計普遍存在，這些重復(fù)統(tǒng)計還相互有差異。分散的信息及時性差，正確性無法保證。而管理軟件的使用，使得獲得這些信息比較容易。

第二，企業(yè)的各項(xiàng)管理制度可固化在軟件中，這樣保證企業(yè)的制度能得到充分執(zhí)行，真正做到潤物細(xì)無聲。幾乎每一家企業(yè)都會有成套的管理制度，這些管理制度，盡管制作精美，裝訂漂亮，卻很少有人去看，總是在出現(xiàn)問題的時候才發(fā)現(xiàn)制度沒有得到執(zhí)行。這一點(diǎn)不奇怪，因?yàn)橹贫鹊膱?zhí)行和檢查監(jiān)督本身是有成本的，而且要持續(xù)不斷保持檢查監(jiān)督是相當(dāng)困難的，人的本性是做事三分鐘熱情，過一段時間就麻痹了。然后通過出事來刺激興奮一下，然后下一個麻痹循環(huán)又開始了。

制度的有效執(zhí)行意味著企業(yè)管理規(guī)范性的提高。管理規(guī)范性的提高能從企業(yè)整體上提高企業(yè)的運(yùn)作效率，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。我們很多知名企業(yè)倒下既有戰(zhàn)略問題，更有因?yàn)槠髽I(yè)管理不規(guī)范而導(dǎo)致經(jīng)營風(fēng)險不斷提高，這種經(jīng)營風(fēng)險積累到一定的程度就會出現(xiàn)壓死駱駝的最后一根稻草這樣的標(biāo)志性事件。對愛多、亞細(xì)亞、同創(chuàng)等這樣曾經(jīng)快速發(fā)展而名滿天下而后瞬間倒下的企業(yè)進(jìn)行解剖，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部管理的混亂程度是非常驚人的。在市場競爭中成長起來的成功企業(yè)，如華為、萬科，相似的特征總是戰(zhàn)略清晰，業(yè)務(wù)取舍適當(dāng)，內(nèi)部管理規(guī)范。

第三，一套好的管理軟件本身是一套好的內(nèi)部控制方法，軟件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)意味著企業(yè)的內(nèi)部控制是有效的。

第四，管理軟件為企業(yè)管理的持續(xù)改進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。管理提高的要訣就是日復(fù)一日，不斷反饋，持續(xù)改進(jìn)。而管理軟件承擔(dān)制度執(zhí)行、內(nèi)部控制、信息輸出的功能后，持續(xù)改進(jìn)的重點(diǎn)不是糾纏于制度是否得到執(zhí)行，控制是否有效這些不能提高企業(yè)價值的事情，而是關(guān)注每一個環(huán)節(jié)的本源問題。如何采購到性價比最好的物資，如何在提高質(zhì)量的情況下降低成本等。

第五，員工工作內(nèi)涵提高了，工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移了，工作開放了，相互之間責(zé)任增強(qiáng)了。通過這種關(guān)聯(lián)性，使得企業(yè)組織力提高，系統(tǒng)工作能力增強(qiáng)。

在談到管理軟件的作用時，搞清楚管理軟件能干什么時，要看到管理軟件的局限性，清楚它不能干什么。只有這樣，才能更好地發(fā)揮管理軟件的作用。

第一，盡管可以從戰(zhàn)略的高度看待IT技術(shù)對于企業(yè)管理的重要性，但是解決企業(yè)的戰(zhàn)略問題靠的是領(lǐng)導(dǎo)人的大腦，而不是電腦。所謂戰(zhàn)略問題就是企業(yè)的發(fā)展方向問題，回答的是我是誰？我要到哪里去？基于某個特定戰(zhàn)略的管理系統(tǒng)可能是企業(yè)發(fā)展的負(fù)擔(dān)，當(dāng)戰(zhàn)略發(fā)生變化時，改變系統(tǒng)是很難的。

第二，管理系統(tǒng)輸出信息的質(zhì)量取決于輸入信息的質(zhì)量，鐵礦石是煉不成黃金的。而輸出什么，輸入什么取決于我們對于自身管理模式的認(rèn)知，在此認(rèn)知水平上進(jìn)行符合企業(yè)需要的管理框架的設(shè)計，軟件最后只不過幫助我們實(shí)現(xiàn)我們的想法罷了。我們自身認(rèn)知不清楚，軟件的使用自然不會有好的效果。

第三，管理軟件僅是具有提高企業(yè)組織力和系統(tǒng)工作能力的可能性，不是一上軟件能力就提高了，能否提高取決于員工的主動學(xué)習(xí)能力。庖丁解牛的故事告訴我們，同樣一把刀，使用刀的人不同，效果不一樣。庖丁用刀解牛，良庖用刀割牛，族庖用刀砍牛。

因此，我認(rèn)為“三分軟件，七分實(shí)施”這句話是有道理的。

因此，當(dāng)有人告訴你，他推銷的軟件是如何如何先進(jìn)，你要當(dāng)心，適合自己才是最先進(jìn)的。

當(dāng)有人告訴你他推銷的軟件的功能是如何強(qiáng)大，你要當(dāng)心。你可以花幾千元錢去買一個功能強(qiáng)大的手機(jī)，盡管后面你只用到通電話和發(fā)短消息，幾千元錢浪費(fèi)了就浪費(fèi)了。但是，當(dāng)你花費(fèi)了巨資購買的軟件自身具備條件使用的功能極少的時候，你就太冤枉了，軟件產(chǎn)生的效益可能不及購買和使用軟件的成本，精明的你做了一筆虧本生意。

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)來推銷軟件，負(fù)責(zé)實(shí)施的人沒有足夠的企業(yè)管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，更沒有企業(yè)高層工作經(jīng)歷，你要認(rèn)真思考，并對軟件實(shí)施效果的打一個大大的折扣。沒有實(shí)際企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)的人，只能就軟件談軟件，很難理解你的需求。沒有企業(yè)高層工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏對使用軟件廣闊的視野。