在訂單銷售循環(huán)流程中，包含向客戶報(bào)價(jià)、客戶信用額度審核、接受客戶訂單等多個(gè)步驟。而前后幾個(gè)步驟之間有著密切的邏輯關(guān)系。比如在接受客戶訂單之前，需要先向客戶進(jìn)行報(bào)價(jià)。客戶同意這個(gè)產(chǎn)品的價(jià)格之后，再生成銷售訂單。在這個(gè)過程中，需要注意的是報(bào)價(jià)單和銷售訂單中的內(nèi)容基本是一致的。因此，為了方便用戶的操作，就需要實(shí)現(xiàn)從報(bào)價(jià)單到銷售訂單的轉(zhuǎn)換過程。

1. 報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換主要內(nèi)容

    通過報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換功能，用戶可以將報(bào)價(jià)單或者建議書（這針對(duì)項(xiàng)目管理而言）轉(zhuǎn)換為其他訂單的單據(jù)類型，如轉(zhuǎn)換為正式的銷售訂單等。如果需要維護(hù)、保留建議書或者報(bào)價(jià)單，那么使用這個(gè)流程能夠起到不錯(cuò)的效果。

    在實(shí)際工作中，這個(gè)作業(yè)可能主要用在以下幾個(gè)場(chǎng)合。

    一是在產(chǎn)品價(jià)格上下浮動(dòng)比較大的企業(yè)，他們要求在客戶下訂單之前需要先確認(rèn)價(jià)格。即需要先由報(bào)價(jià)單，客戶同意之后再下正式訂單。為了讓這個(gè)過程在系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，就需要在系統(tǒng)中有一個(gè)報(bào)價(jià)的動(dòng)作。無論客戶是否最終接受這個(gè)價(jià)格，在系統(tǒng)總都有報(bào)價(jià)的記錄。在后續(xù)的數(shù)據(jù)分析與業(yè)績(jī)考核中，也可以分析報(bào)價(jià)的成功率。這對(duì)于企業(yè)決策者的決策具有很大的幫助。

    二是報(bào)價(jià)單做為模板使用。有些接單型生產(chǎn)的企業(yè)，可能客戶的產(chǎn)品比較固定。如筆者遇到過一家企業(yè)，他們的客戶平均每個(gè)月下兩到三次訂單，而且每次訂單的產(chǎn)品種類多達(dá)100多個(gè)。如果每次接到訂單都到系統(tǒng)中下單，顯然比較麻煩。遇到這種需求的話，就可以將報(bào)價(jià)單做為模板來使用。如將這個(gè)客戶的產(chǎn)品都錄在報(bào)價(jià)單中，數(shù)量與價(jià)格可以不錄。然后每次下訂單時(shí)，用戶只需要從報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換為銷售訂單，然后更新訂單數(shù)量即可。如果有個(gè)別產(chǎn)品要調(diào)整的話，再在銷售訂單中進(jìn)行調(diào)整即可。這么操作，就可以大幅度的降低工作量。

    可見，報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換作業(yè)，在實(shí)際工作中的用處還是蠻大的。如果有上述需求的企業(yè)，在ERP選型時(shí)就需要特別注意，需要確認(rèn)所選擇的ERP系統(tǒng)是否有這方面的功能，以及在功能上是否完善。

2. 報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換設(shè)計(jì)事項(xiàng)

    如上圖所示，就是報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換的主要界面。筆者就以這個(gè)界面為基礎(chǔ)，給大家分析一下，這個(gè)功能開發(fā)時(shí)需要注意的內(nèi)容。

    一是生成新的訂單后對(duì)原有報(bào)價(jià)單的處理。有些企業(yè)他們的報(bào)價(jià)是一對(duì)一的。如原材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)比較利害，每次客戶下訂單時(shí)價(jià)格都有變動(dòng)。也就是說價(jià)格的有效期比較短。這種情況下，一次報(bào)價(jià)往往只能夠適合一筆銷售訂單。也就是說，報(bào)價(jià)單與銷售訂單是一對(duì)一的關(guān)系。此時(shí)報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換為銷售訂單之后，原有的報(bào)價(jià)單就無法再使用。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)控制，在報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換作業(yè)中，就需要有一個(gè)"關(guān)閉單據(jù)"的功能。這個(gè)功能的主要用途就是在轉(zhuǎn)換完成之后，就將原有的報(bào)價(jià)單關(guān)閉掉。如此的話，在后續(xù)作業(yè)中就無法再通過這張單據(jù)轉(zhuǎn)換為銷售訂單。不過需要注意的是，并不是所有企業(yè)都是這種情況。如上面筆者談到，報(bào)價(jià)單還可以作為模板使用。此時(shí)報(bào)價(jià)單就在一段時(shí)間內(nèi)長(zhǎng)期有效?？梢?，不同的企業(yè)對(duì)于這方面有不同的要求，而且有時(shí)候即使是同一家企業(yè)也可能有不同的需求。為此比較靈活的一個(gè)設(shè)計(jì)就是在單據(jù)轉(zhuǎn)換的過程中，設(shè)置一個(gè)開關(guān)。如上圖所示的"關(guān)閉單據(jù)"開關(guān)。用戶在使用這個(gè)作業(yè)時(shí)，可以根據(jù)自己的情況來選擇是否關(guān)閉報(bào)價(jià)單。

    二是轉(zhuǎn)換后的銷售訂單狀態(tài)的控制。即報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換為銷售訂單后，銷售訂單的狀態(tài)是"草案"還是"審核"。根據(jù)不同的企業(yè)，這方面也有不同的需求。如有些企業(yè)在價(jià)格方面控制的比較嚴(yán)格。市場(chǎng)部門跟客戶報(bào)完價(jià)之后，業(yè)務(wù)人員只能夠根據(jù)報(bào)價(jià)單上的數(shù)量與價(jià)格下單（可能考慮到有數(shù)量折扣的問題）。此時(shí)就不允許業(yè)務(wù)人員更改銷售訂單。那么此時(shí)轉(zhuǎn)換后的狀態(tài)就是審核。相反，如果轉(zhuǎn)換后，還允許銷售人員更改訂單的數(shù)量等內(nèi)容。此時(shí)轉(zhuǎn)換后的銷售訂單狀態(tài)就是"草案"?？梢?，不同的用戶在這方面可能有不同的要求。為此也可以通過設(shè)置開關(guān)來解決。不過需要注意的是，這與上面的"關(guān)閉單據(jù)"開關(guān)有所不同。這個(gè)開關(guān)的控制權(quán)限應(yīng)該是事先定好的，而不是在單據(jù)操作中確認(rèn)。即根據(jù)企業(yè)的操作流程，是否允許業(yè)務(wù)員更改銷售訂單，應(yīng)該已經(jīng)事先有明確的說明。為此這個(gè)開關(guān)主要是在系統(tǒng)的基本信息設(shè)置處進(jìn)行設(shè)置。用戶在操作過程中，不能夠決定銷售訂單的狀態(tài)。在ERP系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，這是比較容易出錯(cuò)的地方。

    三是轉(zhuǎn)換后銷售訂單的單據(jù)類型。如最基本的企業(yè)的銷售訂單，會(huì)有預(yù)付訂單、賒銷訂單和普通訂單三種。這三種不同的訂單類型分別有不同的控制流程。如預(yù)付訂單，要求客戶先付款再安排生產(chǎn)。賒銷訂單則會(huì)給客戶一定的信用期。而普通訂單則是用戶一手交錢一手交貨，或者說是先付款后交貨（注意與預(yù)付訂單的區(qū)別，預(yù)付訂單一般為先付款后安排生產(chǎn)）。根據(jù)報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換為銷售訂單后，采用的是哪一種單據(jù)類型呢？一般情況下，轉(zhuǎn)換后銷售訂單的有關(guān)信息是不能夠再更改的。為此在轉(zhuǎn)換的作業(yè)中，就需要先定義清楚。然后再后續(xù)操作中，才會(huì)根據(jù)不同的單據(jù)類型，選擇不同的控制流程。為了滿足不同企業(yè)用戶的需求，筆者建議是在轉(zhuǎn)換的過程中，讓用戶自己去選擇所需要的單據(jù)類別。這可能會(huì)更加的靈活。

    四是對(duì)報(bào)價(jià)單的控制。即滿足什么條件的報(bào)價(jià)單能夠轉(zhuǎn)換為銷售訂單呢？畢竟報(bào)價(jià)單也有一個(gè)審批的過程。一個(gè)基本的原則，就是審批完成之前的報(bào)價(jià)單，不能夠轉(zhuǎn)換為銷售訂單。另外企業(yè)的報(bào)價(jià)往往會(huì)有一個(gè)有效期。如給客戶的報(bào)價(jià)上會(huì)注明，報(bào)價(jià)單在什么時(shí)間內(nèi)有效。超過這個(gè)時(shí)間時(shí)，會(huì)有另外一個(gè)價(jià)格。從系統(tǒng)的角度考慮，失效的報(bào)價(jià)單就不能夠在轉(zhuǎn)換為銷售訂單。為此在報(bào)價(jià)單上需要做一些控制。一是報(bào)價(jià)單的審核控制，只有審核后的報(bào)價(jià)單，才能夠在這個(gè)作業(yè)中顯示。二是有效期的控制。在報(bào)價(jià)單上有一個(gè)有效期，當(dāng)超過這個(gè)有效期之后報(bào)價(jià)單會(huì)自動(dòng)失效。三是手工關(guān)閉報(bào)價(jià)單。當(dāng)遇到一些比較特殊的情況，如報(bào)價(jià)單與銷售訂單是一一對(duì)應(yīng)的，此時(shí)每生成一張銷售訂單后，報(bào)價(jià)單就會(huì)自動(dòng)失效。在報(bào)價(jià)單上有這個(gè)狀態(tài)的控制，然后在運(yùn)行這個(gè)報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換作業(yè)時(shí)，可以設(shè)置一個(gè)過濾條件，將不滿足條件的報(bào)價(jià)單過濾掉。這可以提高這個(gè)作業(yè)的安全性。

    五是需要注意報(bào)價(jià)單適用的范圍。即報(bào)價(jià)單是對(duì)所有客戶都適用，還是為某個(gè)客戶量身定制的。如果報(bào)價(jià)單是針對(duì)某個(gè)特定客戶的，那么就需要注意對(duì)報(bào)價(jià)單的過濾。因?yàn)槠髽I(yè)會(huì)對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)級(jí)，然后會(huì)根據(jù)評(píng)級(jí)的內(nèi)容給與不同的價(jià)格。有時(shí)候也會(huì)根據(jù)數(shù)量的不同給與客戶不同的價(jià)格。當(dāng)然這些內(nèi)容對(duì)于客戶來說都是保密的。如果在報(bào)價(jià)單轉(zhuǎn)換的時(shí)候，到時(shí)候搞錯(cuò)了，那么就會(huì)出亂子。為此如果報(bào)價(jià)單是針對(duì)特定客戶的，在設(shè)計(jì)這個(gè)功能時(shí)，就需要特別的注意。如針對(duì)特定客戶，那么在生成的銷售訂單中就應(yīng)該直接有這個(gè)客戶的信息，而且客戶的名字不能夠更改。這些細(xì)節(jié)的控制非常的重要，因?yàn)殛P(guān)系到交易的安全性。

該文章在 2010/8/25 14:41:37 編輯過