負庫存是進銷存管理中經常出現的一種異常現象，雖說是異常現象，但許多負庫存并不是錯誤。由于產生負庫存的原因復雜，且往往會造成庫存成本異常，使得負庫存成了進銷存管理中一個無法回避難題。下面將從著重分析負庫存產生的原因，并探討進銷存軟件在處理負庫存問題上的應對措施。

負庫存產生的原因

產生負庫存的原因很多，除了人為差錯外，大部分是由于賬面出入庫與實際出入庫在時間順序上的不一致造成的。如果嚴格遵循先入庫后出庫的方式，是不會產生負庫存的；但這種做法在實際經營中往往行不通，所以大多數進銷存管理都會在一定范圍內允許出現負庫存。下面總結了產生負庫存的常見原因：

先賣后買

顧客要購買的商品缺貨，從附近的商家或批發(fā)商處暫借過來銷售給客戶，事后再補上采購入庫單。這種情況下是先開銷售出庫單，之后才錄入采購入庫單的，所以在開銷售出庫單后，該商品的庫存量就變成了負值。

暫估入庫與紅沖

采購商品如果貨到但發(fā)票未到，這時無法正式入庫，可以采取暫估入庫的方式。即先估價入庫，然后在月末結賬時紅沖該暫估入庫，下月初再重新暫估入庫，直到收到正式發(fā)票后入庫為止。在暫估入庫的月末紅沖后，庫存就可能變成負值。

還有一種情況就是入庫單錄入錯誤，需要紅沖之后重新開新的入庫單，在紅沖掉舊入庫單且尚未開新入庫單時，庫存數量就有可能出現負值。

庫存報溢

實際庫存數量大于賬面庫存數量，這時候如果按實際庫存數量進行銷售就可能出現負庫存。

如：賬面庫存數量為10個，實際庫存數量為15個，這時候銷售出庫12個，賬面庫存就變成了-2個。

人為差錯

還有部分負庫存時人為錯誤造成的，比如采購入庫時填寫數量錯誤，數量填少了，而實際出庫時按庫存實際數量出庫，就可能出現負庫存。

軟件計算錯誤

有些進銷存管理軟件本身不完善，可能發(fā)生漏算出入庫的情況，造成庫存成本異常。

負庫存帶來的管理難題

出現負庫存就意味著賬面庫存與實際庫存之間存在差異，這種差異可能是工作差錯造成，也可能是業(yè)務流程上的先后順序顛倒（如先賣后買）導致。不管是什么原因導致負庫存，這都是一種非正常的場景，在出現負庫存后應仔細檢查并分析原因，逐漸減少出現差錯以及規(guī)范業(yè)務流程順序。

負庫存可能導致成本異常，在負庫存的情況下出庫，意味著當前出庫的商品是將來采購入庫的商品，由于是將來采購入庫的商品，所以成本只能通過推測得出。而導致成本異常的根源就是這個推測的成本，如果推測的成本與將來實際采購入庫商品的成本相差很大，就會嚴重影響庫存商品的成本。如果推測的成本大于實際成本，可能導致庫存商品成本偏低，甚至為負值；如果推測的成本小于實際成本，則可能導致庫存商品成本偏高。

舉例：

負庫存的應對措施

避免人為錯誤

在嚴格按先入庫后出庫的情況下如果出現負庫存，則說明存在人為錯誤。這時應仔細檢查核對，找出差錯并修正。

規(guī)范操作

對于庫存報溢造成的負庫存，可以先開報溢單，然后再開出庫單，就不會出現報溢的情況了。

合理預估成本，避免成本異常

應注意負庫存情況下的出庫單成本，合理預估出庫成本可以有效避免出現庫存成本異常的情況。在估計出庫成本時，應考慮將來入庫成本的變化，即根據未來的入庫成本來估計現在的出庫成本。

使用調價單人為調整

在已經造成成本異常時，可以通過人為調整庫存成本來進行修正。