在經(jīng)過(guò)沒(méi)日沒(méi)夜的瘋狂加班后，歷時(shí)一年多的ERP實(shí)施終于上線，就等項(xiàng)目最后驗(yàn)收了。作為一個(gè)軟件廠商的實(shí)施顧問(wèn)，我忍不住想放聲大笑，畢竟這一年里經(jīng)歷了太多的辛酸和淚水。但當(dāng)向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，我當(dāng)場(chǎng)呆住了。天啊，如果要一項(xiàng)一項(xiàng)地對(duì)照實(shí)施合同的話，根本就不可能驗(yàn)收通過(guò)。而且，客戶提出的許多實(shí)施資料我們也沒(méi)有收集和準(zhǔn)備好。

如果把ERP實(shí)施比作一盤(pán)圍棋，項(xiàng)目收尾就是到了勝負(fù)關(guān)鍵的時(shí)刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤(pán)皆輸。在ERP實(shí)施中，項(xiàng)目收尾往往不被大家所重視。有時(shí)是因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)正忙于埋頭趕工；有時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。事實(shí)上，ERP項(xiàng)目收尾工作和流程重組、需求調(diào)研一樣重要。這項(xiàng)工作不但直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)日后的維護(hù)，更重要的是關(guān)系到項(xiàng)目能否順利驗(yàn)收和收到項(xiàng)目結(jié)算款。這里與大家分享我在本次項(xiàng)目中輕視項(xiàng)目收尾，ERP驗(yàn)收功虧一簣的慘痛經(jīng)歷。

ERP項(xiàng)目收尾的三大失誤

（1）最大失誤：沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人

在向客戶方領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)驗(yàn)收被拒絕后，我特意向公司資深實(shí)施經(jīng)理請(qǐng)教應(yīng)要如何善后。這位前輩告訴我，在他曾經(jīng)參與的幾個(gè)項(xiàng)目中，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了資深收尾主管來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目收尾，但還是經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目驗(yàn)收拖延。收尾之難，可見(jiàn)一斑。收尾工作本來(lái)就是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒的，加上臨近項(xiàng)目結(jié)束人心浮動(dòng), 同時(shí)還牽涉到項(xiàng)目結(jié)算款，扯皮事兒特多，雙方矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)施過(guò)程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒?？偠灾?，如果對(duì)項(xiàng)目收尾工作不重視，就會(huì)因?yàn)楹贤徊钌僭S事情沒(méi)有做好而不能驗(yàn)收通過(guò)，使到結(jié)算款收不到，這對(duì)ERP實(shí)施來(lái)說(shuō)是一件大事情。

（2）失誤二：沒(méi)有重視階段性成果收尾

雖然說(shuō)是項(xiàng)目收尾，但收的全是以前的活。所以，項(xiàng)目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中犯的一個(gè)失誤是：沒(méi)有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點(diǎn)是復(fù)雜和千頭萬(wàn)緒，當(dāng)沒(méi)有重視階段性成果收尾時(shí)，就會(huì)不能及時(shí)的把項(xiàng)目文檔整理、驗(yàn)收和歸檔。原因是一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛完成時(shí),項(xiàng)目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個(gè)時(shí)候收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了,隨著人員的變動(dòng)或者項(xiàng)目的需求變更，有些項(xiàng)目成員可能離開(kāi)了項(xiàng)目組，那時(shí)再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠(yuǎn)也找不到了。例如，本次客戶方項(xiàng)目經(jīng)理就換了幾任。

事實(shí)上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實(shí)、越準(zhǔn)確,才能保證在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的績(jī)效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價(jià)值。因此，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會(huì)收集、整理和保存階段性項(xiàng)目記錄。千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情，或假手于人希望別人會(huì)收集和保管好資料。簡(jiǎn)單的說(shuō)，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要重視進(jìn)度中的階段性里程碑成果，提前做好項(xiàng)目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項(xiàng)目計(jì)劃中并認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)。

（3）失誤三：沒(méi)有制定規(guī)范的收尾工作制度

項(xiàng)目收尾是一個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，必須要制定規(guī)范的收尾制度來(lái)保駕護(hù)航。項(xiàng)目收尾制度必須是嚴(yán)密無(wú)情的，這樣才能確保該收上來(lái)的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時(shí)的收上來(lái)。制定規(guī)范的管理收尾制度是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程，許多人認(rèn)為開(kāi)會(huì)時(shí)要求大家提交和整理好資料就行了。事實(shí)上，項(xiàng)目收尾規(guī)范化制度是很關(guān)鍵的，因?yàn)椴荒芸偸且揽宽?xiàng)目組成員的自覺(jué)性來(lái)保證各項(xiàng)需提交的資料不拖延到項(xiàng)目完成后才著手整理，同時(shí)還要保證重要的資料不丟失。所以，制定規(guī)范化的制度來(lái)保證項(xiàng)目收尾文檔的順利提交，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義。因?yàn)橐院笕绻也坏较嚓P(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。我在本次項(xiàng)目犯的第三個(gè)失誤，就是沒(méi)有制定規(guī)范化的收尾制度。

什么是ERP項(xiàng)目收尾？

根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是根據(jù)合同一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的項(xiàng)目驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，ERP合同收尾是指了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)ERP項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。但實(shí)際上，象眾多的項(xiàng)目收尾一樣，ERP合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候，而且往往是最讓人頭痛的事情。比如說(shuō)，ERP銷(xiāo)售人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求，從而使到實(shí)際情況與合同不相符等。

管理收尾是指涉及對(duì)ERP項(xiàng)目驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔。具體包括ERP實(shí)施期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔，同時(shí)還要求所有的項(xiàng)目成員一起來(lái)把經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、實(shí)施心得寫(xiě)成總結(jié)，方便日后運(yùn)維工作。因?yàn)槭瘴驳淖饔貌粌H是對(duì)客戶方有一個(gè)正式的交代，還有一個(gè)重要職能是對(duì)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)予以提煉，形成企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。在ERP實(shí)施過(guò)程中，知識(shí)往往是隱含、散落在各個(gè)群體之中，因此將員工的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識(shí)就非常重要。同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)?？傊?，管理收尾做得是否好對(duì)日后ERP系統(tǒng)運(yùn)維有重大意義。管理收尾文檔資料越豐富，就越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。


高效ERP項(xiàng)目收尾的策略

ERP項(xiàng)目的實(shí)施一般包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點(diǎn)運(yùn)行和上線切換等。但在ERP系統(tǒng)上線切換后，緊接著還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的收尾驗(yàn)收。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次ERP項(xiàng)目的收尾經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：

（1）領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護(hù)航

ERP項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡(jiǎn)單，事實(shí)上卻是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的高度重視，千萬(wàn)不能敷衍了事。因?yàn)槌晒Φ?A target=_blank>ERP項(xiàng)目收尾能保證項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。所以，項(xiàng)目收尾的成功要求項(xiàng)目經(jīng)理機(jī)智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因?yàn)閷?shí)施活動(dòng)只是整個(gè)項(xiàng)目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對(duì)項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項(xiàng)收取、合同結(jié)束會(huì)談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場(chǎng)合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個(gè)雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，ERP項(xiàng)目收尾工作才會(huì)是更為出色和順利的完成。

（2）明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)、強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化

實(shí)施ERP項(xiàng)目的人都有一個(gè)共識(shí)，就是ERP項(xiàng)目的開(kāi)始和收尾是最難干的活。尤其是項(xiàng)目收尾，紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁股的活，忙了半天看不出成績(jī)，還要受到領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。在這種情況下，專(zhuān)人負(fù)責(zé)和強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目收尾制度化的強(qiáng)力支持就顯得非常重要了。因此，收尾必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。此人直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門(mén)中項(xiàng)目工作時(shí)間較長(zhǎng)、熟悉情況者組成一個(gè)精干的內(nèi)部驗(yàn)收和資料歸檔小組，具體負(fù)責(zé)針對(duì)合同條款一一內(nèi)部自行先驗(yàn)收，及時(shí)補(bǔ)救、完善和整理歸檔工作。也就是說(shuō)，收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)施實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持。為保證收尾計(jì)劃的順利執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會(huì)制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的合同要求問(wèn)題。

（3）整理和收集好詳細(xì)的實(shí)施活動(dòng)文檔

管理資料收尾是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程。把項(xiàng)目實(shí)施文檔整理歸檔，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義的。因?yàn)樵贓RP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)會(huì)根據(jù)企業(yè)自身情況結(jié)合ERP軟件流程建立標(biāo)準(zhǔn)流程與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，這些文件都是日后企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)維的參考文件。所以在項(xiàng)目接近尾聲的時(shí)候，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要根據(jù)企業(yè)的實(shí)施情況把對(duì)應(yīng)的作業(yè)規(guī)范整理成冊(cè)，以備后續(xù)的查詢、培訓(xùn)之用。另外，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中難免會(huì)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。對(duì)于二次開(kāi)發(fā)的相關(guān)資料，在項(xiàng)目收尾時(shí)也要注意收集。這些資料無(wú)論是對(duì)日后的ERP系統(tǒng)運(yùn)維，還是以后若發(fā)現(xiàn)二次開(kāi)發(fā)有問(wèn)題，也能清楚的知道二次開(kāi)發(fā)的來(lái)龍去脈。同時(shí)還要收集好二次開(kāi)發(fā)的測(cè)試文檔，這些測(cè)試文檔對(duì)以后系統(tǒng)的維護(hù)也是非常重要的。

（4）明確收尾階段需求變更的處理方法

當(dāng)ERP項(xiàng)目要收尾驗(yàn)收了，但客戶的需求還在變化該怎么辦呢?如果任由客戶需求老是在變，ERP項(xiàng)目驗(yàn)收就會(huì)遙遙無(wú)期。因此，實(shí)施顧問(wèn)要主動(dòng)取得客戶的理解，對(duì)其不甚合理的需求變更作出解釋?zhuān)瑺?zhēng)取驗(yàn)收談判和開(kāi)發(fā)上的主動(dòng)性。不能一味的答應(yīng)客戶無(wú)理的需求，否則很可能會(huì)陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身。例如，可以盡量與客戶溝通，爭(zhēng)取把某些功能放在下一個(gè)版本中去實(shí)現(xiàn)，先把本次項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收和收尾是關(guān)鍵所在。

總之，充分準(zhǔn)備就是要有水到渠成的感覺(jué)，所有的問(wèn)題都要在項(xiàng)目收尾和驗(yàn)收前解決掉。真正到ERP項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)只是個(gè)形式，簽字就行了。因此，一定要重視并做好項(xiàng)目收尾工作，千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情。只有做到這一點(diǎn)，才能為ERP實(shí)施項(xiàng)目真正畫(huà)上一個(gè)圓滿的句號(hào)。

該文章在 2010/11/17 16:18:31 編輯過(guò)