費(fèi)用報(bào)銷的審核是財(cái)務(wù)部門日常的重要工作之一，也是財(cái)務(wù)管理中對(duì)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。費(fèi)用報(bào)銷中涉及的費(fèi)用種類多種多樣，審核的事項(xiàng)不復(fù)雜但瑣碎，雖然大部分企業(yè)都使用OA等系統(tǒng)流程對(duì)費(fèi)用報(bào)銷加以控制，但在審批過程中依然會(huì)出現(xiàn)各種問題影響財(cái)務(wù)審核的效率。

我們可以將財(cái)務(wù)在費(fèi)用報(bào)銷審核中需要關(guān)注的要點(diǎn)劃分為五大類，依據(jù)不同的類別來把握關(guān)鍵，這樣可以有效提升審核工作的效率，一定程度上可以緩解財(cái)務(wù)部門與其他部門之間的矛盾，同時(shí)能夠降低企業(yè)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

要點(diǎn)一：費(fèi)用報(bào)銷人提供信息的真實(shí)性

費(fèi)用報(bào)銷流程的起點(diǎn)是有報(bào)銷人填寫信息、提交資料后發(fā)起流程，然后各環(huán)節(jié)的審批人針對(duì)提交的信息資料進(jìn)行審核，審核無誤后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷，將相應(yīng)款項(xiàng)支付給報(bào)銷人。財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷審核，即是對(duì)報(bào)銷人提交信息的審核，那么首先就需要確保信息的真實(shí)性。

對(duì)于信息資料真實(shí)性的審核，可以分為兩個(gè)層面，第一層面就是信息資料本身的真實(shí)性。費(fèi)用報(bào)銷流程中，最常見的報(bào)銷資料就是發(fā)票，報(bào)銷人會(huì)將發(fā)票掃描件上傳作為附件，同時(shí)也會(huì)將票據(jù)原件遞交到財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷審批的人員，需要核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性，查看發(fā)票上的字跡是否清晰、字體大小是否一致、是否出現(xiàn)印刷錯(cuò)位等問題。特別是對(duì)于部分大額發(fā)票以及報(bào)銷差旅費(fèi)提交的外省發(fā)票，需要在對(duì)應(yīng)地區(qū)的稅務(wù)局網(wǎng)站驗(yàn)證其真?zhèn)?，如果確定為假發(fā)票，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷，并將假發(fā)票退還給報(bào)銷人。

審核的第二層面就是費(fèi)用報(bào)銷所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性。發(fā)票顯示的開票項(xiàng)目與報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤坏脑蚴欠褚恢?？差旅提交的住宿費(fèi)發(fā)票顯示的地區(qū)與報(bào)銷人的出差地點(diǎn)是否一致？開票時(shí)間是否在出差時(shí)間范圍內(nèi)？機(jī)票、高鐵票上顯示的姓名是否與報(bào)銷人一致？想要確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性，就需要報(bào)銷人提交的信息資料能夠形成完整的證據(jù)鏈條，來證明業(yè)務(wù)行為的確實(shí)發(fā)生。

例如某部門需要一個(gè)移動(dòng)硬盤，自行購買后申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷。財(cái)務(wù)部在審核時(shí)，單憑一張發(fā)票能夠確認(rèn)購買硬盤這個(gè)行為嗎？如果再加上網(wǎng)購平臺(tái)的訂單信息呢？訂單加發(fā)票肯定比單獨(dú)的一張發(fā)票更具有證明力。這就是為何有些企業(yè)在各部門申請(qǐng)餐飲招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)，需要報(bào)銷人提交點(diǎn)餐單據(jù)等作為附件方可審批，目的都是為了能夠獲取更多的證據(jù)來佐證業(yè)務(wù)的真實(shí)性，確保企業(yè)不遭受額外的損失。

要點(diǎn)二：費(fèi)用報(bào)銷信息的準(zhǔn)確性

首先需要檢查提交的費(fèi)用報(bào)銷的金額準(zhǔn)確性。發(fā)票顯示的各項(xiàng)明細(xì)金額與加總合計(jì)金額是否一致？提交的報(bào)銷流程中顯示的各項(xiàng)費(fèi)用合計(jì)與發(fā)票金額合計(jì)是否一致？如果不一致，發(fā)票金額可以高于提交報(bào)銷的金額，但不能低于報(bào)銷金額。提交流程的各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)金額是否與發(fā)票能夠?qū)?yīng)，例如提交報(bào)銷共計(jì)600元，其中交通費(fèi)200元，招待費(fèi)400元，提交的發(fā)票合計(jì)總額與報(bào)銷金額一致，但其中交通費(fèi)發(fā)票100元，招待費(fèi)發(fā)票500元，這種情況就無法通過準(zhǔn)確性的核驗(yàn)。

其次需要考慮發(fā)票類別的準(zhǔn)確性，按照費(fèi)用報(bào)銷的類別，是否提交了相對(duì)應(yīng)的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票？企業(yè)規(guī)定采購辦公用品需要對(duì)方開具增值稅專用發(fā)票，但報(bào)銷人卻提交的增值稅普通發(fā)票；招待客戶用餐的餐費(fèi)，報(bào)銷人提交增值稅專用發(fā)票，這類情況都屬于發(fā)票類別不準(zhǔn)確，需要與報(bào)銷人溝通了解原因，及時(shí)協(xié)調(diào)進(jìn)行換票處理。如發(fā)票后附有明細(xì)清單，清單是從發(fā)票系統(tǒng)中打印還是其他方式提供，也會(huì)影響對(duì)于準(zhǔn)確性的判斷。

最后還需要考慮費(fèi)用報(bào)銷所對(duì)應(yīng)的部門、業(yè)務(wù)線、客戶、項(xiàng)目等，為滿足企業(yè)內(nèi)部管理需要而進(jìn)行的劃分的準(zhǔn)確性。費(fèi)用報(bào)銷流程中所對(duì)應(yīng)的部門、項(xiàng)目等信息的準(zhǔn)確，會(huì)影響財(cái)務(wù)核算的精細(xì)度和準(zhǔn)確性，提交報(bào)銷時(shí)胡亂填寫這些信息，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，影響后續(xù)的財(cái)務(wù)分析和預(yù)算管理工作，也會(huì)導(dǎo)致管理層對(duì)各部門的工作結(jié)果評(píng)價(jià)出現(xiàn)偏離，影響績效考核結(jié)果。

如果企業(yè)采用OA等系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷流程的控制，需要在系統(tǒng)中維護(hù)部門、業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、客戶、項(xiàng)目等基礎(chǔ)信息，同時(shí)需要關(guān)注這些信息的更新以及跨系統(tǒng)信息的一致性。避免出現(xiàn)OA系統(tǒng)中的部門名稱、客戶名稱、項(xiàng)目名稱等與合同管理、CRM、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等不一致的情況，減少數(shù)據(jù)核對(duì)所浪費(fèi)的時(shí)間，提高工作效率。

要點(diǎn)三：費(fèi)用報(bào)銷額度是否在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)

對(duì)于報(bào)銷金額的衡量標(biāo)準(zhǔn)并不是唯一的，根據(jù)報(bào)銷費(fèi)用類別的不同，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可能是這類費(fèi)用對(duì)應(yīng)的季度、年度或者項(xiàng)目預(yù)算金額，也可能是費(fèi)用報(bào)銷制度中按照職位、職級(jí)設(shè)定的額度。

例如差旅住宿費(fèi)的報(bào)銷，在相關(guān)制度中對(duì)于不同級(jí)別員工能夠享受的不同規(guī)模城市的住宿費(fèi)額度有規(guī)定，那么財(cái)務(wù)部在審批時(shí)就需要按照規(guī)定對(duì)提交的住宿費(fèi)進(jìn)行審核，對(duì)超出額度的部分不予報(bào)銷；日常辦公用品的采購，企業(yè)并沒有按照員工級(jí)別規(guī)定額度，而是制定了部門預(yù)算，按照季度進(jìn)行控制，那么在審核時(shí)就需要計(jì)算當(dāng)季已經(jīng)使用的額度，用來判斷此筆費(fèi)用是否超預(yù)算、能否報(bào)銷。

部分企業(yè)可能會(huì)在一些平臺(tái)設(shè)立企業(yè)賬號(hào)，然后將員工納入到企業(yè)中進(jìn)行使用額度分配，例如企業(yè)滴滴就可以按照員工設(shè)定每月不同的打車費(fèi)額度。這種情況下，財(cái)務(wù)部省去了審核每筆交通費(fèi)報(bào)銷的時(shí)間，但每月需要對(duì)當(dāng)月企業(yè)賬號(hào)額度的使用情況進(jìn)行審核，避免有員工利用企業(yè)資源來處理私人事項(xiàng)，造成企業(yè)資源浪費(fèi)，增加成本負(fù)擔(dān)。

如果在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)報(bào)銷額度超出標(biāo)準(zhǔn)，但報(bào)銷人又能夠提出正當(dāng)理由，例如簽訂大客戶為企業(yè)帶來額外收入、處理突發(fā)的訴訟、公關(guān)事件等，這類費(fèi)用雖然屬于額外支出但又無法避免，所以需要進(jìn)行超預(yù)算或超額度審批。可以在費(fèi)用報(bào)銷制度中設(shè)定相關(guān)超額審批流程，需要報(bào)銷人提供附件證據(jù)證明費(fèi)用支出的必要性，同時(shí)設(shè)定一定層級(jí)的管理層進(jìn)行特批，財(cái)務(wù)部方可審批同意。

要點(diǎn)四：報(bào)銷單據(jù)的時(shí)效性

費(fèi)用報(bào)銷提交的時(shí)間并非由財(cái)務(wù)部控制，而是取決于報(bào)銷人何時(shí)提起流程。這就產(chǎn)生了一個(gè)重大問題：報(bào)銷單據(jù)的時(shí)效性無法保證。

假如一個(gè)銷售人員忙于客戶的拓展與對(duì)接，無暇顧及報(bào)銷事項(xiàng)，等到自己墊付費(fèi)用太多時(shí)，才想起整理票據(jù)提起報(bào)銷流程。財(cái)務(wù)部在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)提交的單據(jù)中，有很多是幾個(gè)月前的發(fā)票，意味著前幾個(gè)月的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失，很多已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用并沒有體現(xiàn)在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中，影響財(cái)務(wù)分析的結(jié)果以及對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)。當(dāng)這種拖延報(bào)銷的情況發(fā)生在跨年時(shí)期，會(huì)連續(xù)影響兩個(gè)年度財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

也有企業(yè)允許部分崗位的員工向企業(yè)支取備用金，或在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中申請(qǐng)小額借款用于項(xiàng)目的零星支出，財(cái)務(wù)人員需要跟蹤這部分備用金的歸還與借款的清償，避免拖延導(dǎo)致單據(jù)喪失時(shí)效性。

還有一些企業(yè)，會(huì)要求員工在平時(shí)積攢一些發(fā)票，用于報(bào)銷沖抵部分薪資獎(jiǎng)金，或者在企業(yè)利潤較高時(shí)用于沖減利潤。我們先拋開這種行為是否符合企業(yè)經(jīng)營和財(cái)務(wù)的合規(guī)性不談，但從單據(jù)時(shí)效性方面就無法進(jìn)行控制。如果是為了調(diào)節(jié)利潤，那么這些發(fā)票大概率會(huì)在年末最后一個(gè)進(jìn)度進(jìn)行報(bào)銷，積攢的發(fā)票可能包括本年一季度甚至上年度的，這種行為會(huì)大大增加企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

控制時(shí)效性一方面需要強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的執(zhí)行，另一方面也需要財(cái)務(wù)人員從數(shù)據(jù)分析入手，檢查費(fèi)用數(shù)據(jù)的異常變化，提示相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

要點(diǎn)五：審批流程的連貫性

在費(fèi)用報(bào)銷的審批流程中，財(cái)務(wù)部的位置靠近流程的末端，通常會(huì)先經(jīng)過報(bào)銷人所在部門的各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，然后需要費(fèi)用歸口管理部門審批，之后流程才會(huì)到財(cái)務(wù)部。所以在進(jìn)行審批時(shí)，需要檢查前置環(huán)節(jié)的人員是否已經(jīng)審批完畢，各審批環(huán)節(jié)對(duì)于此項(xiàng)報(bào)銷的意見為何？是否有人在審批意見中提出問題？

企業(yè)會(huì)在系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)的審批流程以及審批人，但對(duì)于一些特殊情況，可能需要手工選擇人員進(jìn)行加簽審批。例如A部門采購一臺(tái)設(shè)備，與B部門約定共用，這樣設(shè)備的采購費(fèi)用就需要分?jǐn)偟絻蓚€(gè)部門進(jìn)行核算，但A部門人員提起報(bào)銷流程，只需要經(jīng)過A部門負(fù)責(zé)人以及設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審批，并不需要經(jīng)過B部門，按照費(fèi)用分?jǐn)偟脑瓌t，此項(xiàng)費(fèi)用需要經(jīng)過B部門負(fù)責(zé)人的承認(rèn)，所以需要手工將B部門負(fù)責(zé)人添加到流程中。若財(cái)務(wù)部審批時(shí)未看到B部門負(fù)責(zé)人審批，意味著這筆費(fèi)用報(bào)銷的前置審批不完善，后續(xù)費(fèi)用分?jǐn)偪赡軙?huì)引起兩個(gè)部門之間的矛盾，所以需要特別關(guān)注類似情況的審批是否完善。

隨著電子發(fā)票的推行，一定程度上方便了各部門報(bào)銷流程的提交，但對(duì)于財(cái)務(wù)部來說，則增加了驗(yàn)證發(fā)票是否重復(fù)報(bào)銷的工作量。利用合適的系統(tǒng)能夠幫助財(cái)務(wù)人員對(duì)此進(jìn)行檢驗(yàn)，但若無此條件，財(cái)務(wù)人員則需要進(jìn)行手工登記，避免員工使用一張電子發(fā)票進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷。

在日常報(bào)銷中還有一個(gè)常見的問題就是替票，零星的支出沒有發(fā)票，所以找其他發(fā)票進(jìn)行替代。一般情況下，要盡量避免替票情況的出現(xiàn)；如果無法避免，需要報(bào)銷人提交其他輔助證據(jù)證明支出的真實(shí)性；若企業(yè)中存在大量替票情況，則應(yīng)該從源頭尋找解決問題的方法，例如尋找更合適的供應(yīng)商、在購物平臺(tái)開立公司賬戶等。

每家企業(yè)由于業(yè)務(wù)差異以及發(fā)展階段的不同，在財(cái)務(wù)管理力度和內(nèi)部控制的嚴(yán)格程度上會(huì)有很大的差別，需要根據(jù)企業(yè)的需求來設(shè)計(jì)費(fèi)用報(bào)銷流程，把控風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)找到簡(jiǎn)化各環(huán)節(jié)工作的方法，在日常工作中不斷總結(jié)要點(diǎn)、積累經(jīng)驗(yàn)，在瑣碎的信息中抓住審核關(guān)鍵，才能最大限度提升工作效率。

結(jié)束語：費(fèi)用報(bào)銷是個(gè)很磨人的工作，發(fā)現(xiàn)的任何流程、單據(jù)上的問題都需要進(jìn)行溝通，如果溝通不當(dāng)就會(huì)引發(fā)各部門的反感和抵觸。面對(duì)這種情況，一方面可以在流程、制度中明確財(cái)務(wù)部對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷所需的信息、資料、原始憑證的要求，另一方面則可以根據(jù)各部門的建議，思考是否需要對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行調(diào)整，雙向角度的思考才能幫助財(cái)務(wù)工作更好地推行。