（8）版記

A.版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

版記置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行，也就是說(shuō)版記一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷）最下面的位置。版記一般包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。

確定版記的位置在實(shí)際操作中應(yīng)注意以下問(wèn)題：

①版記一定在偶數(shù)頁(yè)上。假設(shè)公文內(nèi)容很短，即使首頁(yè)可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，即便第2頁(yè)除了版記沒(méi)有任何內(nèi)容，版記也必須移至第2頁(yè)上。

②公文的篇幅如果在一個(gè)折頁(yè)（即有四面）以上，這時(shí)公文的頁(yè)數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)（一般是用A3紙印制，騎馬裝訂），此時(shí)版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不會(huì)超過(guò)3面），版記頁(yè)和空白頁(yè)都不標(biāo)頁(yè)碼。

③如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，這時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識(shí)自己的版記。

B.抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)臵于抄送機(jī)關(guān)上一行，之間不加分隔線。

抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按照一定順序排列。首先是上級(jí)機(jī)關(guān)在前，其次為同級(jí)機(jī)關(guān)，再次為下級(jí)機(jī)關(guān)。按照黨、政（地方黨委政府在前、部門(mén)和部局在后）、軍、群的順序排列。

一般情況下，抄送機(jī)關(guān)之間標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用方法是：同一系統(tǒng)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)之后標(biāo)句號(hào)。

C.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門(mén)，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門(mén)。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒(méi)有專門(mén)的文秘部門(mén)，發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。

標(biāo)注印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的送印時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，公文在負(fù)責(zé)人簽發(fā)之后，也就是成文日期之后，往往需要經(jīng)過(guò)打字、校對(duì)、復(fù)核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時(shí)間差。通過(guò)標(biāo)注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時(shí)間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。

翻印文件時(shí)需給出翻印機(jī)關(guān)和翻印日期，并標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的下方位置；翻印機(jī)關(guān)居左空一字編排，用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；翻印日期居右空一字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫(xiě)明年、月、日，后加“翻印”二字。

（9）頁(yè)碼

一般用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼，公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

在公文中標(biāo)注頁(yè)碼，有利于對(duì)公文進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)、檢索、印制和裝訂，甚至有助于公文的防偽。

（10）公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位臵與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3表格，而且是作為公文的最后一頁(yè)時(shí)，為避免表格的脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。此時(shí)，A3表格一般不編排頁(yè)碼。如A3表格在公文中間，頁(yè)碼編暗碼。

（11）公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法

公文中的計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB3100、GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。

（12）二維條碼的編排

機(jī)關(guān)公文二維條碼編排位臵建議如下：編排在版心下邊緣右下側(cè)位臵。二維條碼的上邊緣距版心下邊緣3mm，右邊緣距版心右邊緣5 mm。二維條碼尺寸為寬50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。