某制造企業(yè)，原材料采購(gòu)入庫(kù)時(shí)候倉(cāng)管員分不清是含稅或不含稅，于是一刀切都按含稅入庫(kù)。但是材料又分普票和專票，種類有幾百種，一個(gè)月下來(lái)入庫(kù)記錄有上千條。這上千條的記錄都需要會(huì)計(jì)去一一核對(duì)入庫(kù)的價(jià)格是否正確，這無(wú)疑是增加了很大的工作量。

我在工作中也遇到過(guò)這種情況，非?？鄲溃總€(gè)月到了月底，都需要拿著入庫(kù)單和發(fā)票一一核對(duì)，發(fā)票沒(méi)來(lái)的時(shí)候就需要去找合同，但發(fā)現(xiàn)合同有些都沒(méi)有，遇到這種情況，就只有去找采購(gòu)，采購(gòu)大爺（不是口誤就是大爺）高興還給你找找，不高興的話壓根都不會(huì)理你。工作在各種內(nèi)耗中無(wú)限拖延，成本計(jì)算只需要一兩天，核對(duì)工作卻遲遲無(wú)法結(jié)賬和完成。但是會(huì)計(jì)結(jié)賬和報(bào)稅都是有法定截止日期的，為了不延誤報(bào)稅，只能有啥核對(duì)啥，先結(jié)帳報(bào)稅，等次月發(fā)票來(lái)了以后再紅沖或者反結(jié)賬。有些沒(méi)做過(guò)的朋友可能不太明白，這不就是貨來(lái)票沒(méi)有來(lái)的正常業(yè)務(wù)嗎？但是做過(guò)的就知道，當(dāng)月領(lǐng)用了入庫(kù)價(jià)格不準(zhǔn)確的原材料，發(fā)票來(lái)了以后做暫估處理，產(chǎn)生的差異是需要紅沖產(chǎn)成品或者主營(yíng)業(yè)務(wù)成本的。增加工作量的同時(shí)，還可能會(huì)引起稅務(wù)預(yù)警，并且成本分析中材那塊就會(huì)不準(zhǔn)確，材料往來(lái)賬也會(huì)出錯(cuò)。引起的連鎖是1+1=5的效果。

當(dāng)然問(wèn)題總是存在的，總需要想辦法解決，我的前任會(huì)計(jì)是個(gè)小白沒(méi)有多少經(jīng)驗(yàn)，為了簡(jiǎn)化這個(gè)問(wèn)題，就逼庫(kù)房按照發(fā)票上的金額和數(shù)量入庫(kù)，這樣既不會(huì)產(chǎn)生數(shù)字價(jià)格上的差異，也不會(huì)產(chǎn)生入庫(kù)數(shù)量上和合同的差異，似乎完美地解決了這個(gè)問(wèn)題。我剛到公司做管理的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)這么一個(gè)致命的問(wèn)題，這樣的做法不僅無(wú)法精確地核算成本，而且對(duì)于財(cái)務(wù)監(jiān)督的職責(zé)是致命的打擊。

于是，我就去了解這種情況產(chǎn)生的原因，了解庫(kù)房流程以及庫(kù)房人員的背景和性格（先去人事拿人員的入職檔案、再去庫(kù)房和他們聊人生、聊家庭、看他們的工作流程、如何入庫(kù)、如何抽檢、如何和采購(gòu)對(duì)接、如何和質(zhì)檢對(duì)接）。接著再去采購(gòu)部門(mén)了解他們的工作流程（如何確定采購(gòu)量、合同如何簽訂、合同是否區(qū)分價(jià)稅分離、大額原材料采購(gòu)合同是否采用招標(biāo)方式、來(lái)料不符如何與庫(kù)房和供應(yīng)商銜接）

通過(guò)一段時(shí)間的了解，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題有很多：

1、庫(kù)房人員是非專業(yè)的，是以前生產(chǎn)部門(mén)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的一個(gè)已婚媽媽。人很踏實(shí)能干，100多斤的東西說(shuō)扛就扛，工作也有耐心。但局限于專業(yè)知識(shí)的缺乏，對(duì)于批號(hào)管理、庫(kù)位管理、收發(fā)貨管理、單位換算、如何抽檢壓根是門(mén)外漢，更不要談到如何梳理流程。

2、庫(kù)房人員素質(zhì)一般，基本停留在只會(huì)做個(gè)簡(jiǎn)單表格的程度，對(duì)于最小單位顆粒度、ERP模塊的銜接、編碼的管理和流程、對(duì)于這些壓根是天方夜譚。

3、以發(fā)票為準(zhǔn)入庫(kù)，不以實(shí)物為主入庫(kù)（前任會(huì)計(jì)要求的）。發(fā)現(xiàn)原材料實(shí)物和發(fā)票對(duì)不住以后，居然做紅出紅入的騷操作。

4、由于存在異地倉(cāng)，存在以圖片為準(zhǔn)入庫(kù)。

5、采購(gòu)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)工作脫節(jié)，采購(gòu)不知道庫(kù)房實(shí)際來(lái)了多少貨。庫(kù)房不知道實(shí)際要來(lái)多少貨和價(jià)格，財(cái)務(wù)不清楚他們的工作，以發(fā)票為準(zhǔn)來(lái)做賬。

6、贈(zèng)送、樣品、補(bǔ)貨等問(wèn)題。

當(dāng)然，還存在其他各種問(wèn)題，這里就不一一舉例了，再說(shuō)一下入庫(kù)方面的問(wèn)題。

在了解這些情況下，如何解決問(wèn)題才是關(guān)鍵，源頭在于采購(gòu)，問(wèn)題的根本原因在于流程不通，這里的流程不僅是財(cái)務(wù)流程而是采購(gòu)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)三個(gè)部門(mén)的流程未梳理溝通。解決這樣的問(wèn)題就要跳出財(cái)務(wù)（不能像前任會(huì)計(jì)一樣要求庫(kù)房以發(fā)票為準(zhǔn)入庫(kù)）而歸于財(cái)務(wù)（分清楚三部門(mén)的責(zé)權(quán)利、將財(cái)務(wù)部門(mén)從救火隊(duì)員變成一個(gè)監(jiān)督者和抽查者）。操作如下：

第一步、將材料劃分成主材、輔材、包材、低值易耗、勞保等（根據(jù)性質(zhì)和用途），并在系統(tǒng)中當(dāng)都設(shè)置。

第二步、根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)一將主材、輔材、包材規(guī)定只能提供專票、低值易耗、勞保因?yàn)閷?shí)際采購(gòu)量比較小，規(guī)定只提供普票（如有特殊情況，采購(gòu)自行錄入價(jià)格）

第三步、確定庫(kù)房入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，取消以發(fā)票入庫(kù)的騷操作，以及發(fā)票來(lái)了庫(kù)存系統(tǒng)做紅沖紅入的操作。庫(kù)存以實(shí)際入住為準(zhǔn)，并確定直發(fā)入庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)。

在做完前面三步以后，運(yùn)轉(zhuǎn)和糾正了一段時(shí)間，接著再梳理：

第一步、解決三部門(mén)對(duì)接問(wèn)題，以前多采用微信群里發(fā)照片的方法（既不正規(guī)也容易漏分不清楚責(zé)任和權(quán)力、又解決不了問(wèn)題），取消微信對(duì)接，改用釘釘行政對(duì)接合同的簽訂與通知。

第二步、上線系統(tǒng)的供應(yīng)鏈全部模塊（涵蓋采購(gòu)、庫(kù)房、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門(mén)）區(qū)分責(zé)任和權(quán)力，打通整個(gè)流程。

直到最后上線系統(tǒng)，這個(gè)問(wèn)題才徹底解決，中間用了將近一年的時(shí)間。看似簡(jiǎn)單的問(wèn)題，需要多部門(mén)來(lái)配合，過(guò)程中不僅增加了庫(kù)房的崗位，招聘了一名有稍微有經(jīng)驗(yàn)的庫(kù)房人員，同時(shí)還需要對(duì)各部門(mén)人員灌輸財(cái)務(wù)的思維，還要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)等等。這些都是急不得的事情，需要因勢(shì)利導(dǎo)、循序漸進(jìn)。