SAP軟件和國內(nèi)ERP軟件不一樣，它在錄入會計憑證時是不可以錄入負數(shù)的（即紅沖憑證），因此無法直接實現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的紅字沖銷。

比如，如下SAP正常和沖銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生會計憑證如下：

正常的業(yè)務(wù)憑證：

 借：204000（管理費用-差旅費）5000

       貸：102000 （現(xiàn)金） 5000

標準沖銷產(chǎn)生憑證：

  借：102000 （現(xiàn)金） 5000

       貸：204000（管理費用-差旅費）5000

SAP標準沖銷方式是從相反的方向沖銷，而我們國內(nèi)很多公司做會計的習慣是為了不虛增借貸方，比較傾向于使用紅字沖銷，即先用紅字編制一套與錯賬完全相同的記賬憑證，予以沖銷，然后再用藍字編制一套正確的會計分錄。

比如紅字沖銷憑證如下：

紅字沖銷憑證：

 借：204000（管理費用-差旅費） -5000

    貸：102000（現(xiàn)金）  -5000

紅字沖銷的好處是不會虛增借貸方和在做損益報表的時候取損益類科目的實際損益發(fā)生額時，實際損益發(fā)生額與損益類科目的借/貸方發(fā)生額一致。

我們知道SAP軟件做會計憑證是不能錄入負數(shù)的，那么SAP軟件如何實現(xiàn)類似這樣的紅沖憑證呢？SAP對此的解決方案是提供了反記賬功能，有點類似紅沖憑證，即通過反記賬機制，系統(tǒng)可以在沖銷時將憑證的每一行都標記為反記賬，從而在匯總數(shù)據(jù)和標準報表中將這些數(shù)據(jù)視為方向相反、金額為負的數(shù)據(jù)，從而達到與紅字沖銷相同的效果。

比如：如果用戶需要制作一張反記賬憑證，需要制作一張上面的憑證的反記賬憑證，即需要在憑證制作時指定為反記賬，具體如下圖所示：

備注：如果不進行配置，上圖沒有【反記賬】勾選字段，啟用“反記賬”功能需要進行配置具體見下文。

在該圖中需要通過“其他數(shù)據(jù)”調(diào)出【反記賬】選項框，這樣就可以達到類紅沖的記賬效果：

借：102000 （現(xiàn)金） 5000 +反記賬標記  
   
     貸：204000（管理費用-差旅費）5000 +反記賬標記

即在SAP系統(tǒng)中，“借方+反記賬”等于貸方紅字，而“貸方+反記賬”則等于借方紅字

另外如果使用FB08沖銷時，因為這個事務(wù)碼沒有【反記賬】勾選框，如果要做反記賬的憑證，可以通過配置沖銷原因的反記賬也可以產(chǎn)生這樣的會計憑證。

SAP系統(tǒng)啟用“反記賬”的配置步驟

配置1：公司代碼允許負數(shù)憑證過賬

這里以公司1000為例說明配置

配置2：相應(yīng)的憑證類型允許負數(shù)憑證過賬（配置事務(wù)碼：OBA7)

這里以憑證類型SA為例說明配置

配置3：除了上面的兩步配置外還需要配置【沖銷原因】需要把【反記賬】選項勾上。

這樣在使用FB08沖銷憑證時候選擇【沖銷原因】，生成的憑證則是帶有【反記賬】標志憑證的類紅沖憑證。