一、什么是庫存日結(jié)？

庫存日結(jié)是指在每日業(yè)務(wù)結(jié)束后，倉庫或庫存管理系統(tǒng)對當(dāng)天所有庫存相關(guān)的活動進行總結(jié)和核算，以確保實際庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄一致。庫存日結(jié)的主要目的是為了準(zhǔn)確掌握庫存情況，確保賬實相符，并為下一步的采購、銷售和庫存決策提供數(shù)據(jù)支持。

庫存日結(jié)需求的產(chǎn)生主要源于以下幾個因素：

復(fù)雜的供應(yīng)鏈和庫存流動：隨著全球化和電子商務(wù)的發(fā)展，庫存管理變得更加復(fù)雜。多地點庫存、動態(tài)庫存水平、實時交付需求等因素都促使企業(yè)必須進行頻繁的庫存核對。

技術(shù)進步：倉庫管理系統(tǒng)（WMS）、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）等技術(shù)的發(fā)展，使得庫存管理自動化和精細(xì)化成為可能。為了確保這些系統(tǒng)的可靠性，企業(yè)需要定期更新庫存數(shù)據(jù)，庫存日結(jié)因此成為常規(guī)操作。

成本壓力：庫存管理直接影響企業(yè)的運營成本。持有過多的庫存會增加倉儲成本，過少的庫存則可能影響銷售和客戶滿意度。因此，企業(yè)為了保持最佳庫存水平，必須確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這推動了庫存日結(jié)的需求。

財務(wù)和審計要求：企業(yè)的財務(wù)報告要求庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，庫存作為資產(chǎn)的一部分，其價值會影響企業(yè)的財務(wù)狀況。因此，定期的庫存核對是財務(wù)管理和審計中的一項必要工作。

二、什么樣的企業(yè)需要庫存日結(jié)？

并非所有企業(yè)都需要開展庫存日結(jié)工作，是否需要取決于企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模、庫存復(fù)雜性以及管理要求。以下是一些關(guān)鍵因素，幫助判斷某企業(yè)是否需要進行庫存日結(jié)：

1、企業(yè)規(guī)模和庫存復(fù)雜性

大中型企業(yè)：大中型企業(yè)通常擁有大量商品、原材料或生產(chǎn)投入品，且這些庫存可能分布在多個地點。為了確保運營效率、控制成本和避免庫存短缺或過剩，這類企業(yè)通常需要開展庫存日結(jié)工作，以確保庫存記錄的準(zhǔn)確性。

小型企業(yè)：對于庫存較為簡單、商品種類少的企業(yè)，特別是小型零售商或制造商，日常的庫存波動較小。這樣的企業(yè)可能不需要頻繁的庫存日結(jié)，可能采用較長的周期進行庫存盤點（如周結(jié)、月結(jié)或季結(jié)）。

2、庫存周轉(zhuǎn)率

高周轉(zhuǎn)行業(yè)：如零售、電商、食品飲料、時尚等行業(yè)，其庫存周轉(zhuǎn)率高，出入庫頻繁。為了避免缺貨或過多囤貨、確保及時補貨、滿足客戶需求，這些企業(yè)通常需要進行庫存日結(jié)，以保持實時的庫存狀態(tài)更新。

低周轉(zhuǎn)行業(yè)：如工業(yè)制造、機械設(shè)備等行業(yè)，庫存的流動性較低，日常的出入庫操作較少。這類企業(yè)可能只需定期盤點庫存，而不需要每日進行庫存日結(jié)。

3、業(yè)務(wù)模式

制造業(yè)：制造企業(yè)通常依賴庫存原材料進行生產(chǎn)。為了保證生產(chǎn)的連續(xù)性和計劃的準(zhǔn)確性，庫存日結(jié)可以幫助他們及時掌握原材料的庫存情況，避免停產(chǎn)或生產(chǎn)延誤。

零售和分銷：零售和分銷企業(yè)與客戶直接打交道，庫存準(zhǔn)確性至關(guān)重要。庫存日結(jié)有助于這些企業(yè)及時了解庫存水平，確保訂單能按時交付，避免銷售損失。

服務(wù)型企業(yè)：一些以服務(wù)為主的企業(yè)，如咨詢公司或IT公司，可能沒有實物庫存，因此無需開展庫存日結(jié)工作。

4、庫存管理的技術(shù)水平

依賴自動化系統(tǒng)的企業(yè)：使用倉庫管理系統(tǒng)（WMS）或ERP系統(tǒng)的企業(yè)，可以借助系統(tǒng)每天自動生成庫存日結(jié)報表，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。這類企業(yè)即使不進行人工盤點，庫存日結(jié)也往往通過系統(tǒng)自動完成。

依賴手工操作的企業(yè)：如果企業(yè)庫存管理大部分依賴人工操作，庫存日結(jié)的需求可能不那么迫切。這類企業(yè)可能會選擇每周或每月進行一次全面盤點。

5、客戶需求和市場競爭

高客戶需求波動行業(yè)：如電商和零售企業(yè)，尤其是在促銷或節(jié)假日期間，客戶需求波動大，庫存日結(jié)可以幫助企業(yè)及時做出補貨決策，避免錯失銷售機會。

低需求波動行業(yè)：如果企業(yè)面對的市場需求較為穩(wěn)定，則可以減少庫存日結(jié)的頻率，采用每周、每月或按項目進行的庫存盤點。

6、財務(wù)和審計要求

嚴(yán)格財務(wù)管理的企業(yè)：某些行業(yè)（如制藥、食品、醫(yī)療設(shè)備等）由于監(jiān)管和合規(guī)要求，必須定期核對庫存，并可能需要每日核對庫存以滿足財務(wù)和審計的要求。

對庫存不做嚴(yán)格核算的企業(yè)：如果企業(yè)的庫存不屬于重要的資產(chǎn)類別，或者財務(wù)上對庫存管理要求不高，則可能不需要每日核對庫存。

庫存日結(jié)對于那些擁有復(fù)雜庫存、高庫存周轉(zhuǎn)率、對庫存準(zhǔn)確性有嚴(yán)格要求的企業(yè)至關(guān)重要，如零售、分銷、制造和物流行業(yè)。然而，對于庫存量小、庫存流動性低或不依賴實物庫存的企業(yè)來說，庫存日結(jié)可能不是必要的。這類企業(yè)可以根據(jù)其業(yè)務(wù)需求，選擇更為合適的庫存管理頻率，比如每周、每月或按項目盤點。

三、庫存日結(jié)的流程是怎樣的？

庫存日結(jié)的流程是一個系統(tǒng)化、精細(xì)化的庫存管理工作，確保每日業(yè)務(wù)結(jié)束后，庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、清晰，為后續(xù)的運營、采購、生產(chǎn)等決策提供可靠的依據(jù)。其核心在于通過系統(tǒng)與實際庫存核對，找出差異，調(diào)整數(shù)據(jù)，并生成必要的報表。

1、庫存數(shù)據(jù)收集與匯總

庫存日結(jié)的第一步是匯總當(dāng)天所有與庫存相關(guān)的操作記錄。庫存數(shù)據(jù)的來源包括：

出庫單據(jù)：記錄當(dāng)天所有的銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)料、退貨等操作。

入庫單據(jù)：記錄當(dāng)天的采購入庫、退貨入庫、生產(chǎn)成品入庫等操作。

轉(zhuǎn)倉單據(jù)：涉及多個倉庫的內(nèi)部調(diào)撥，生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)倉單。

其他出入庫單據(jù)：如報損單、借用單、盤盈盤虧單等。

通過WMS（倉庫管理系統(tǒng)）或ERP系統(tǒng)，能夠自動生成并匯總這些單據(jù)。系統(tǒng)應(yīng)確保所有單據(jù)被及時錄入并審核通過，防止遺漏或錯誤數(shù)據(jù)進入日結(jié)流程。

2、實際庫存盤點

盡管很多企業(yè)依賴系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，但為了確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，實際庫存的盤點也是庫存日結(jié)的重要環(huán)節(jié)之一。盤點主要方式有以下幾種：

全盤點：即對所有庫存商品進行全面的實際盤點。這種方式耗時長、成本高，但能確保庫存數(shù)據(jù)的全方位準(zhǔn)確性，通常適用于庫存量較小或庫存流動較大的企業(yè)。

循環(huán)盤點：將庫存按照類別、區(qū)域或重要性分成若干部分，每日盤點一部分，這樣既能減少對日常運營的干擾，又能保持較高的庫存準(zhǔn)確性。

抽盤點：對關(guān)鍵物資或高價值商品進行隨機抽盤，確保重點商品的庫存準(zhǔn)確性。

盤點過程中，使用條碼掃描、RFID等技術(shù)可以大幅提高盤點的速度和準(zhǔn)確性，減少人工操作的誤差。

3、庫存差異分析

通過系統(tǒng)記錄與實際盤點結(jié)果的比對，識別庫存差異。常見的差異類型包括：

數(shù)量差異：系統(tǒng)記錄的數(shù)量與實際庫存不符，可能由人為錯誤、貨物損耗、偷盜或錄入錯誤引起。

質(zhì)量差異：實際庫存商品的質(zhì)量、狀態(tài)與系統(tǒng)中記錄的不同，如過期、損壞或殘次品。

位置差異：系統(tǒng)記錄的庫存存放位置與實際不同，這可能是由倉庫操作不當(dāng)或調(diào)撥未更新引起的。

差異分析需要通過系統(tǒng)生成相應(yīng)的差異報表，指出具體差異的類別、商品編號、差異數(shù)量、發(fā)生時間等。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的流程來處理這些差異，包括找出差異的根本原因并采取糾正措施。

4、差異調(diào)整與數(shù)據(jù)修正

針對發(fā)現(xiàn)的差異，企業(yè)需要采取相應(yīng)的調(diào)整措施，以確保賬實相符。差異調(diào)整可以通過以下方式進行：

手動調(diào)整：倉庫人員或管理員根據(jù)差異報表手動更新庫存數(shù)量，修正系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)自動調(diào)整：某些ERP或WMS系統(tǒng)允許根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動修正輕微差異，但需要嚴(yán)格的權(quán)限控制和審核機制。

數(shù)據(jù)修正過程中應(yīng)生成相應(yīng)的調(diào)整單據(jù)，以確保所有調(diào)整有據(jù)可查，并能夠追溯調(diào)整的原因和責(zé)任人。數(shù)據(jù)修正完成后，系統(tǒng)自動更新庫存信息，并保證后續(xù)業(yè)務(wù)操作基于最新的庫存數(shù)據(jù)。

5、庫存賬務(wù)處理

庫存日結(jié)不僅涉及物理庫存的核對，還要與財務(wù)賬務(wù)掛鉤。每日的出入庫操作會影響庫存成本和財務(wù)核算，因此，庫存日結(jié)的另一項重要工作是財務(wù)賬目的對賬和調(diào)整。庫存賬務(wù)處理的內(nèi)容包括：

庫存成本的調(diào)整：根據(jù)入庫、出庫的實際成本和調(diào)價記錄，調(diào)整庫存成本。

損益核算：對于盤虧或盤盈的部分，需要及時調(diào)整庫存損益科目，確保財務(wù)報表的準(zhǔn)確性。

生成財務(wù)報表：包括庫存余額表、庫存進銷存報表、成本核算報表等。

庫存與財務(wù)的對賬工作需要倉庫部門和財務(wù)部門的密切協(xié)作，確保賬面數(shù)據(jù)與實際庫存情況一致。

6、庫存日結(jié)報告生成

庫存日結(jié)的最后一個步驟是生成庫存報表，為管理層提供決策依據(jù)。這些報表通常包含：

庫存余額報表：顯示每日結(jié)束時各類商品的庫存數(shù)量、庫存成本及存儲位置。

進銷存報表：匯總當(dāng)日的庫存變動情況，包括入庫、出庫、轉(zhuǎn)倉、調(diào)撥等操作的數(shù)量和成本。

庫存周轉(zhuǎn)報表：分析庫存周轉(zhuǎn)率、庫存結(jié)構(gòu)、缺貨情況、滯銷庫存等信息，幫助管理層優(yōu)化庫存管理策略。

庫存差異報表：展示日結(jié)過程中發(fā)現(xiàn)的差異，并記錄調(diào)整的原因及處理方式。

系統(tǒng)生成的日結(jié)報告應(yīng)包含詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析和可操作的建議，幫助管理層及時調(diào)整采購、生產(chǎn)計劃，避免庫存積壓或斷貨。

7、異常情況的后續(xù)處理

在日結(jié)過程中發(fā)現(xiàn)的重大差異或異常情況，如大規(guī)模的庫存短缺、損耗、調(diào)撥錯誤等，可能需要進一步調(diào)查。企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的異常處理流程，確保所有問題得到妥善解決，包括：

責(zé)任追溯：找出差異或錯誤的責(zé)任部門或人員。

糾正措施：針對問題采取糾正行動，避免類似問題再次發(fā)生。

數(shù)據(jù)修正：必要時對系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)進行全面調(diào)整，確保庫存管理的持續(xù)準(zhǔn)確性。

四、具體到一家企業(yè)，它的庫存日結(jié)工作是如何進行的？

我們以一家大型的家電制造企業(yè)為例，展示該企業(yè)如何通過庫存日結(jié)流程來管理其庫存。這家企業(yè)的業(yè)務(wù)包括家電產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售和售后服務(wù)，擁有多條生產(chǎn)線、多個倉庫及復(fù)雜的供應(yīng)鏈系統(tǒng)。其日常庫存包括原材料、半成品、成品以及備件等。以下是該企業(yè)在一天結(jié)束時開展庫存日結(jié)的具體工作流程。

1、匯總庫存相關(guān)操作

每天結(jié)束時，企業(yè)的倉庫管理系統(tǒng)（WMS）自動從各個業(yè)務(wù)部門匯總當(dāng)天的庫存操作數(shù)據(jù)。具體包括：

生產(chǎn)部：當(dāng)天的生產(chǎn)領(lǐng)料、半成品入庫和成品入庫操作。

采購部：當(dāng)天采購的原材料到貨并入庫。

銷售部：當(dāng)天的訂單發(fā)貨、退貨操作。

售后部：維修用備件的領(lǐng)用和退回。

物流部：內(nèi)部轉(zhuǎn)倉或發(fā)往第三方物流的調(diào)撥。

每一筆操作都會生成相應(yīng)的單據(jù)，并自動記錄在WMS中。這些數(shù)據(jù)的及時錄入和審核是庫存日結(jié)的前提，系統(tǒng)確保所有單據(jù)都已確認(rèn)并審核通過，才能進入下一步的日結(jié)流程。

2、庫存盤點與核對

由于該企業(yè)庫存量大且種類繁多，不可能每天進行全盤點，因此采用循環(huán)盤點的方式。每日結(jié)束時，倉庫主管會根據(jù)預(yù)設(shè)的盤點計劃，安排盤點某一類關(guān)鍵物資，例如當(dāng)天輪到對高價值的關(guān)鍵零部件進行盤點。

盤點過程中，使用條碼掃描器對庫存商品進行掃描，確?？焖?、準(zhǔn)確地記錄每一件商品的具體數(shù)量和存放位置。對于一些高精度要求的材料，如電子元器件，企業(yè)還采用了RFID技術(shù)，通過自動掃描設(shè)備迅速完成大量庫存的盤點。

盤點完成后，實際盤點的結(jié)果與系統(tǒng)記錄的庫存數(shù)據(jù)進行比對。此時，系統(tǒng)自動生成庫存差異報告，顯示盤點中發(fā)現(xiàn)的差異情況。例如：

某批電子元件少了20個。

某款家電成品多出5臺。

某個零部件被放錯了倉庫區(qū)域。

3、差異分析與原因查找

針對庫存差異，企業(yè)的倉庫管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門需要進行差異分析。

數(shù)量差異：倉庫管理部門首先核查當(dāng)天的入庫和出庫單據(jù)，以確保所有操作都已記錄。例如，對于某批少了20個的電子元件，發(fā)現(xiàn)是當(dāng)天領(lǐng)料時少記了一箱，導(dǎo)致系統(tǒng)中數(shù)量比實際多。系統(tǒng)會根據(jù)查明的情況生成差異調(diào)整單據(jù)。

質(zhì)量差異：該企業(yè)對部分損壞或過期物資進行了處理，如發(fā)現(xiàn)某批過期的電子元件已在盤點中確認(rèn)，需要及時做報廢處理，并將其從系統(tǒng)庫存中移除，生成相應(yīng)的報損單據(jù)。

位置差異：對于放錯位置的商品，倉庫工作人員重新將其歸位，并在WMS中更新正確的存放位置。系統(tǒng)自動生成調(diào)整單，確保未來操作的準(zhǔn)確性。

4、差異調(diào)整與數(shù)據(jù)修正

在差異分析結(jié)束后，企業(yè)的WMS系統(tǒng)會自動生成相應(yīng)的調(diào)整單據(jù)，倉庫管理員進行核準(zhǔn)，并在系統(tǒng)中修正庫存數(shù)據(jù)。以下是一些具體的調(diào)整操作：

手動調(diào)整庫存數(shù)量：倉庫管理員手動輸入調(diào)整后的數(shù)量，例如將少記的20個電子元件重新添加到系統(tǒng)庫存中。

質(zhì)量處理：對于過期或損壞的零件，系統(tǒng)生成報廢單據(jù)，更新系統(tǒng)中的庫存數(shù)量和庫存成本。

位置調(diào)整：系統(tǒng)記錄更新后的存儲位置，確保倉庫位置數(shù)據(jù)與實物一致。

數(shù)據(jù)修正的整個過程嚴(yán)格控制，涉及的每一次修改都必須通過系統(tǒng)的審核機制，由倉庫主管和財務(wù)部門審核批準(zhǔn)，確保操作透明且可追溯。

5、庫存賬務(wù)處理

在庫存調(diào)整完成后，該企業(yè)的財務(wù)部門介入，對當(dāng)日的庫存變化進行核算和記錄。庫存日結(jié)中的每一筆庫存變動都直接影響企業(yè)的庫存賬務(wù)，因此需要與財務(wù)系統(tǒng)（ERP）進行對賬，確保物料、產(chǎn)品的庫存數(shù)量與財務(wù)數(shù)據(jù)匹配。

庫存成本調(diào)整：該企業(yè)使用的成本核算方式為移動加權(quán)平均法。當(dāng)天采購的原材料入庫后，系統(tǒng)自動計算新的加權(quán)平均成本，更新庫存成本。對于銷售的產(chǎn)品，系統(tǒng)會根據(jù)出庫的批次計算銷售成本，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

損益核算：當(dāng)天發(fā)生的庫存報損（如過期元件的報廢）會在財務(wù)系統(tǒng)中生成損益條目，影響企業(yè)的利潤表。

生成財務(wù)報表：在日結(jié)結(jié)束后，財務(wù)部門會從ERP系統(tǒng)中提取庫存余額表和庫存損益表，并與倉庫的實際庫存報告進行核對，確保賬實一致。

6、庫存日結(jié)報告生成

當(dāng)所有庫存操作、盤點、調(diào)整和賬務(wù)處理完成后，WMS系統(tǒng)生成當(dāng)天的庫存日結(jié)報告，報送至各個相關(guān)部門。報告通常包括以下幾部分：

庫存余額報告：顯示當(dāng)天各類物資的庫存數(shù)量、存儲位置、庫存成本以及變動情況。

庫存差異報告：列出所有發(fā)現(xiàn)的庫存差異，并記錄處理過程及調(diào)整結(jié)果。

庫存周轉(zhuǎn)分析報告：企業(yè)管理層關(guān)注庫存周轉(zhuǎn)率，系統(tǒng)自動分析庫存的周轉(zhuǎn)天數(shù)、滯銷庫存的情況，并提出優(yōu)化建議。

庫存損益報告：匯總當(dāng)天的庫存損益情況，包括報損物資、庫存調(diào)價等內(nèi)容。

這些報表為企業(yè)管理層提供了重要的數(shù)據(jù)支持，有助于他們及時做出補貨、生產(chǎn)調(diào)整或銷售策略的決策。

7、后續(xù)處理與優(yōu)化改進

在日結(jié)完成后，該企業(yè)會定期召開庫存管理會議，分析庫存日結(jié)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并討論改進措施。比如：

提高領(lǐng)料流程的準(zhǔn)確性：為減少領(lǐng)料時的人工失誤，企業(yè)計劃在領(lǐng)料環(huán)節(jié)引入更先進的自動化設(shè)備，如RFID自動識別系統(tǒng)。

加強庫存管理培訓(xùn)：針對庫存差異分析中發(fā)現(xiàn)的人員操作錯誤，企業(yè)定期為倉庫員工提供操作規(guī)范培訓(xùn)，確保庫存管理流程更加嚴(yán)謹(jǐn)。

此外，企業(yè)的供應(yīng)鏈部門也會利用日結(jié)報告中提供的數(shù)據(jù)，優(yōu)化未來的采購計劃，避免庫存積壓或斷貨的情況。

通過上述企業(yè)的庫存日結(jié)流程，可以看出庫存日結(jié)是一項涉及多個部門、多個環(huán)節(jié)的精細(xì)化工作。庫存日結(jié)不僅僅是為了核對庫存數(shù)量，背后還涉及倉庫運營、差異分析、財務(wù)核算和管理決策。企業(yè)通過日結(jié)流程，不僅保證了庫存的準(zhǔn)確性，還為優(yōu)化供應(yīng)鏈管理、提高運營效率提供了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。