報(bào)銷，對于任何企業(yè)都是一個(gè)常用詞，也是日常運(yùn)營中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，特別針對銷售眾多且員工出差機(jī)會頻繁的公司，費(fèi)用報(bào)銷不僅與公司財(cái)務(wù)狀況密切相關(guān)，也關(guān)系到員工的利益。但是集團(tuán)公司繁雜的人事體系常常會造成報(bào)銷拖拉延誤，給員工帶來不便。因此簡化費(fèi)用報(bào)銷流程并提高操作過程中的透明度，成為每個(gè)公司都想要解決的問題。

    先靈葆雅制藥有限公司與GrapeCity合作實(shí)施了網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，在提高報(bào)銷效率及透明度方面獲得了良好效益。

    一、客戶背景

    先靈葆雅公司是一家享譽(yù)全球的跨國制藥公司，是財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)。總部設(shè)在美國新澤西州，并在全球超過125個(gè)國家和地區(qū)設(shè)有業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，在20多個(gè)國家建有生產(chǎn)設(shè)施，員工總數(shù)超過30,500。自八十年代末，先靈葆雅公司開始建立在華業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)遍及三十多個(gè)大中城市，并在上海建有生產(chǎn)設(shè)施。公司致力于抗過敏，抗感染、抗腫瘤、皮膚病和降血脂、降膽固醇等心血管領(lǐng)域藥品的研發(fā)、制造和推廣，并取得了領(lǐng)先地位。公司還擁有健康消費(fèi)品及動物保健業(yè)務(wù)。

    在中國范圍內(nèi)，先靈葆雅有大量銷售人員分布在全國各地。銷售的日常費(fèi)用報(bào)銷成為企業(yè)突出矛盾，這同樣也是大多數(shù)制藥公司面臨的難題。

     二、客戶難題

     原先，先靈葆雅的費(fèi)用報(bào)銷流程由于集團(tuán)公司的管理方式，報(bào)銷流程繁瑣不便，矛盾集中體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

    銷售人員，特別是外地的銷售人員填寫費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)后，首先需要通過當(dāng)?shù)刂鞴艿膶徟?，再通過郵寄方式寄回位于上海的總部辦公室。經(jīng)上?？偛恐鞴軐徟拓?cái)務(wù)審核后，出納才會根據(jù)最終審批通過的單據(jù)進(jìn)行支付處理。從銷售人員填寫單據(jù)，一直到出納支付款項(xiàng)整個(gè)流程結(jié)束需要較長時(shí)間。

    其次，報(bào)銷過程中還包含了大量的無效勞動。例如，由于整個(gè)報(bào)銷流程環(huán)節(jié)比較多，目前完全是依靠手工進(jìn)行處理，在過程中很難進(jìn)行跟蹤。銷售人員較長時(shí)間收不到報(bào)銷款項(xiàng)的情況下，往往打電話給財(cái)務(wù)部人員進(jìn)行催問。但是財(cái)務(wù)部人員也無法掌握全盤情況，大量的工作時(shí)間被耗費(fèi)在類似的查詢和答復(fù)過程中。

    在報(bào)銷過程中還有很多重復(fù)的勞動。例如，每個(gè)銷售人員都需要手工填寫單據(jù)，然后提交給主管審批，和財(cái)務(wù)審核。流程結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員還要將單據(jù)逐一輸入到SAP系統(tǒng)中。財(cái)務(wù)人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重復(fù)勞動，而且過程中還容易發(fā)生因?yàn)殄e(cuò)誤而導(dǎo)致的不必要的復(fù)查、返工工作量。

    三、GrapeCity網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)

    上述矛盾降低了先靈葆雅的工作效率，也造成不必要的成本浪費(fèi)。有鑒于此，先靈葆雅希望能將目前的手工報(bào)銷過程提升到由自動化系統(tǒng)來完成，從而達(dá)到提高員工的滿意度和企業(yè)執(zhí)行效率的目的。經(jīng)過慎重選型，先靈葆雅選擇了GrapeCity提出的網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)解決方案，并由GrapeCity負(fù)責(zé)實(shí)施。

    GrapeCity針對醫(yī)藥行業(yè)從業(yè)人員出差頻繁，研發(fā)、銷售分布廣泛，費(fèi)用報(bào)銷涉及范圍廣等特點(diǎn)，開發(fā)了用于差旅辦公、產(chǎn)品專項(xiàng)開發(fā)等用途的三張表單，涵蓋先靈葆雅日常運(yùn)營以及產(chǎn)品開發(fā)、推廣活動中牽涉到的各類費(fèi)用報(bào)表，并根據(jù)制藥公司銷售工作中遇到的交際情況設(shè)計(jì)了附件上傳的特殊功能項(xiàng)，輔助審批者進(jìn)行審批。

    網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)在提高報(bào)銷工作效率的同時(shí)，也保障了每一筆款項(xiàng)都要經(jīng)過相關(guān)管理人員審批后才能支付。系統(tǒng)通過金額設(shè)定審批者的權(quán)限范圍，員工可根據(jù)部門、產(chǎn)品來選擇審批者。當(dāng)流程進(jìn)行到審核階段，部門助理在核對物理單據(jù)與系統(tǒng)記錄的費(fèi)用報(bào)銷表單時(shí)，可根據(jù)情況要求再增加審批者以便確保費(fèi)用支出的可靠性。

    四、給予客戶的收益

    網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更為先靈葆雅帶來諸多收益：

    提高工作效率 網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時(shí)將費(fèi)用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運(yùn)轉(zhuǎn)。審批的過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財(cái)務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據(jù)的審核流程，最后報(bào)財(cái)務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。

    提升審批透明度 網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項(xiàng)費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門、產(chǎn)品項(xiàng)目不同，可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項(xiàng)開發(fā)費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報(bào)銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計(jì)員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。

    降低運(yùn)營成本 網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)有費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項(xiàng)，按年度、季度規(guī)劃個(gè)人、部門費(fèi)用預(yù)算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費(fèi)用，并提供預(yù)算與實(shí)際成本的對比報(bào)表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預(yù)算，可節(jié)約不必要的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)總體運(yùn)營成本。

    先靈葆雅制藥有限公司實(shí)施網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)獲得了良好收益，既方便了員工也實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，可謂“一分耕耘，十分收獲”。

    報(bào)銷，從過去動輒耗費(fèi)幾天乃至數(shù)周到只需要十分鐘即能輕松完成，科技不僅改變了工作模式，也為企業(yè)找到更講究效率的捷徑。在瑣事上節(jié)省一分鐘，意味著員工在有限的工作時(shí)間內(nèi)可以投入更多心力為公司創(chuàng)造財(cái)富。此消彼長，效率的提高不言而喻。