oa目前沒有一個明確的定義。從廣義上說，凡是能夠提高辦公效率的計算機系統(tǒng)（軟件、硬件）都可以稱作oa（office automation system）。一般而言，oa被看作一種以計算機應(yīng)用為基礎(chǔ)、以網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用為核心、將日常辦公工作信息化的軟件。
　　oa歷時以久，我借鑒了一些資料，將oa按照應(yīng)用的不同層次作了一個簡單的劃分：
　　第一代oa是以數(shù)據(jù)為核心的傳統(tǒng)mis系統(tǒng)，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。其貢獻(xiàn)在于把it技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發(fā)文等群組協(xié)作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。
　　第二代oa是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)，以工作流為中心，以e-mail、文檔數(shù)據(jù)庫管理、復(fù)制、目錄服務(wù)等技術(shù)作支撐。第二代oa包含眾多實用功能和模塊，實現(xiàn)了對人、事、文檔、會議的自動化管理。
　　第三代oa建立在企業(yè)internet平臺之上，旨在幫助企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容和知識管理，使企業(yè)每一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機會。同時，有部分廠商提出“協(xié)同辦公”理念，注重溝通、協(xié)作、知識管理和應(yīng)用支持等等。
　　目前國內(nèi)的oa系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用都處于第二代和第三代的階段。
　　當(dāng)前oa普遍存在的一些問題：
　　oa自出現(xiàn)以來，確實很大程度的改變了人們的辦公方式。隨著辦公需求的深入，計算機軟、硬件發(fā)展水平的提高，oa軟件出現(xiàn)越來越多，功能也越來越強大。但是，據(jù)我們調(diào)研，無論是政府還是企業(yè)，對這些oa的使用卻并不盡如人意。很多單位花費大量財力和人力，應(yīng)用了更強大的oa系統(tǒng)，但用戶使用到的功能并不多，使用的程度并不夠，使用的效果并不好，對當(dāng)前當(dāng)前oa的滿意度嚴(yán)重不足。這些問題，不是某一個提供商、某一款軟件存在的問題，而是整個oa行業(yè)的問題。原因何在？我認(rèn)為，當(dāng)前oa行業(yè)普遍存在以下幾個方面的問題：
　　
　　1、當(dāng)前oa試圖將日常辦公的全部事務(wù)硬性搬遷到計算機平臺
　　在當(dāng)前oa的設(shè)計中，越是強大的系統(tǒng)，功能越繁雜。即使是一個小型oa系統(tǒng)，包括諸如電子郵件、在線短信、手機短信、電子公告、電子論壇、網(wǎng)上審批、公文處理、文件管理、會議管理、檔案管理、日程安排、會議安排、活動安排、人事管理、物品管理、圖書管理、車輛管理……等等無法羅列，不計其數(shù)。造成的結(jié)果是：一級菜單下面帶二級菜單，二級菜單下面帶三級菜單，僅僅找到某一項功能就會花費不少功夫，更不知多出多少根本就使用不到的功能。
　　大型oa更是復(fù)雜，不僅具備以上功能，而且可以進(jìn)行流程的定制、表單的定制、甚至數(shù)據(jù)字典的定制等等。另外，還可能包括一些概念上的東西，如協(xié)同辦公、知識管理等等功能。這些功能，即使是一個計算機相關(guān)的專業(yè)人士，培訓(xùn)后也未必能掌握，更何況oa大部分的使用人員是僅僅對計算機日常使用較熟悉的人士。有些大型oa還分多種解決方案，諸如：集團(tuán)解決方案、政府解決方案、企業(yè)解決方案等等，每種解決方案甚至還會對不同的行業(yè)進(jìn)行劃分等等。
　　總之，當(dāng)前oa功能上繁多，使用上復(fù)雜。造成這個問題的原因是：當(dāng)前oa試圖將日常辦公的全部事務(wù)硬性搬遷到計算機平臺，沒有做任何系統(tǒng)化的歸納和整理。而我認(rèn)為，日常的工作確實有很多，但不一定都需要搬遷到計算機上來實現(xiàn)；而很多工作，可以根據(jù)計算機的特性和工作本身的內(nèi)容進(jìn)行一定的歸納和整理來整合，而不能一味的簡單的將該工作在計算機上實現(xiàn)。

2、當(dāng)前oa試圖將工作中的流程硬性搬遷到計算機平臺
　　從第二代oa開始，工作流就是當(dāng)前oa設(shè)計的重中之重，甚至出現(xiàn)了一些專門為oa提供工作流引擎的公司，甚至還出現(xiàn)了一個工作流國際標(biāo)準(zhǔn)機構(gòu)(the workflow management coalition ，簡稱wfmc)。
　　工作流包含很多內(nèi)容，諸如：分支、回轉(zhuǎn)，異或分支、與分支，同步合并、非同步合并，后退、文件回收等等方式；包括流程監(jiān)控：管理員及發(fā)起者審閱者方便查看流程流轉(zhuǎn)到哪一步；處理人設(shè)置：設(shè)置具體用戶（含代辦），部門，崗位，關(guān)系（上個步驟操作者的同一部門的某崗位）；固定流程與自由流程方式：根據(jù)不同組織機構(gòu)的管理方式，提供不同方式的流程流轉(zhuǎn)方式；流程提醒：流程進(jìn)行到某步驟后，提醒該用戶處理文件；鎖定保護(hù)：當(dāng)文件被多人會簽時，可自動短時間鎖定該文件，防止被他人修改提交后覆蓋；流程步驟執(zhí)行自定義應(yīng)用程序：可潛入某個自定義的程序來加強某個步驟的執(zhí)行效果；條件判斷：可根據(jù)表單某個字段的值來選擇下一步流轉(zhuǎn)方向等等。
　　以上內(nèi)容，即使是計算機專業(yè)人士，需要多少時間才能學(xué)會和掌握？更何談?wù)嬲谵k公中良好的應(yīng)用呢？
　　出現(xiàn)這個問題的根本原因：當(dāng)前oa試圖將工作中的流程硬性搬遷到計算機平臺。日常工作中，確實有很多流程，但這些流程是根據(jù)工作的需要而出現(xiàn)的，很多時候不需要預(yù)設(shè)也無法詳盡的預(yù)設(shè)；甚至是同一種類型的工作，在不同的情況下工作流程也有區(qū)別；現(xiàn)實生活中，原定的工作流程常常因為意外的原因而變化；等等。當(dāng)前oa很難將現(xiàn)實中的工作流程完全預(yù)設(shè)；即使是強大到任意設(shè)置流程的oa，即使用戶學(xué)會了在oa中如何設(shè)置繁復(fù)的流程，那么用戶在oa中設(shè)置流程所花費的巨大時間成本，也會讓當(dāng)前oa的流程形成雞肋。

　　3、當(dāng)前oa試圖改造現(xiàn)有辦公方法甚至管理理念
　　由于設(shè)計理念的問題，當(dāng)前oa很難在客戶單位真正有效的得到推行。此時，當(dāng)前oa往往把責(zé)任歸結(jié)于領(lǐng)導(dǎo)未能給予足夠的重視。很多oa提供商對oa實施的要求第一點就是領(lǐng)導(dǎo)重視、帶頭使用。誠然，領(lǐng)導(dǎo)的重視和模范作用確實能在很大程度上推動用戶的使用，但如果oa本身應(yīng)用上無法滿足用戶需求，那么即使領(lǐng)導(dǎo)的力度再大，oa也無法得到切實有效的利用。事實上結(jié)果往往會演變?yōu)椋侯I(lǐng)導(dǎo)也會發(fā)現(xiàn)當(dāng)前oa從根本上就很難在單位中實施。
　　針對于此類情況，有些當(dāng)前oa提供商又提出了新的概念，有的oa提供商號稱其oa軟件融進(jìn)了先進(jìn)的管理理念，用軟件協(xié)同管理的提升；有的oa提供商更是明確表示：他們不是銷售軟件，而是銷售管理理念；甚至有的oa提供商同時也提供管理咨詢的業(yè)務(wù)。（種種oa提供商的手段，我們是不是可以理解為一種潛臺詞：如果一個單位無法使用其oa產(chǎn)品，那說明這個單位的管理理念有待提升？）有些客戶被這些概念所迷惑，不僅購買了oa軟件，還采用了一些oa提供商提出的管理辦法，結(jié)果不僅oa軟件沒有給他們帶來期望的效益，連原有的秩序良好的辦公體系也受到影響。
　　出現(xiàn)這些問題的原因，是因為在oa軟件無法得到用戶的肯定后，當(dāng)前oa提供商沒有在自身產(chǎn)品上查找問題的根本原因，而是試圖改造現(xiàn)有的辦公方法甚至管理理念，這種做法無異于削足適履。常規(guī)的辦公方法和管理理念能夠正常的運行，自然有其存在的道理；即使可能存在一定的問題，其改良也必須是漸進(jìn)式的；而當(dāng)前oa試圖用革命式、一刀切的思路去改革現(xiàn)有體系，無疑會失敗。同時，oa提供商是一家軟件公司，其在管理學(xué)上未必有太多的研究，卻魯莽的向客戶提供管理方法，也是極不負(fù)責(zé)任的。再者，管理學(xué)本身就是一個眾說紛紜、百花奇放的局面，某些oa提供商卻企圖用單一的理論來指導(dǎo)工作實踐，是否過于局限了一些？

　　4、當(dāng)前oa將工作重點著眼于崗位，而不是“人”本身
　　傳統(tǒng)的oa中，權(quán)限設(shè)計也是一項非常重要的功能。一個oa的用戶，可能是普通的工作人員、或者部門主管、或者單位領(lǐng)導(dǎo)，等等類型，那么這個用戶在oa中具備的權(quán)限也就不同，在oa中能做的工作也就不一樣。當(dāng)然，從軟件設(shè)計的角度來說這是很平常的設(shè)計。
　　但是，組成一個辦公環(huán)境的核心是“人”本身，而不是“主管”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“員工”等等稱謂的“崗位”。“崗位”是死的，其工作職責(zé)是明確的，崗位不會出差、生病、升遷、免職……，崗位無法做崗位以外的任何工作，等等；“人”是活的，其工作的內(nèi)容也許隨時在變化，人會產(chǎn)生各類特殊的情況，同時人在工作上又有很強的自適應(yīng)性，等等。當(dāng)前oa在設(shè)計上是面向崗位的（雖然很多當(dāng)前oa是調(diào)整人員崗位的功能，但當(dāng)前oa本身的工作機制仍然是面向崗位的），所以在面向彈性很大的“人”來使用時，當(dāng)前oa顯得非常的力不從心，于是出現(xiàn)：用戶單位抱怨oa使用不夠靈活，oa提供商抱怨用戶單位管理不夠規(guī)范。
　　出現(xiàn)這種情況的原因是當(dāng)前oa將工作重點著眼于崗位，而不是“人”本身；過分注重了用戶權(quán)限的分配與限制，沒有一套行之有效的權(quán)限寬泛化機制和用戶信任機制。從理論上來說，只要軟件系統(tǒng)擁有權(quán)限修改功能，面對權(quán)限的任何變化時系統(tǒng)都能適應(yīng)，所以當(dāng)前oa有了權(quán)限修改功能就覺得萬事大吉了；但在現(xiàn)實工作中，權(quán)限修改不是一種解決方案：管理員沒有時間去做很多細(xì)致的權(quán)限修改，也無法驗證用戶提出的權(quán)限修改是否必要，更不能保證隨時響應(yīng)用戶的要求；從根本上來說，管理員這一崗位也是由“人”來組成的。
　　
　　5、當(dāng)前oa對于資料的管理趨于混亂，知識管理淪為空談
　　在當(dāng)前oa中，不同的信息是以不同的結(jié)構(gòu)（如email、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔等等）在不同的數(shù)據(jù)庫、主機、文件服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)上存在，而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被封存并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)本身結(jié)構(gòu)上又缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，難以被計算機集成處理，從而給單位獲取有用信息帶來很大的障礙，長期下來，文檔、資料的管理越來越困難。這就是大家常說的“信息孤島”。
　　面對這種情況，一些oa提供商提出一種“知識管理”的概念。知識管理包含所謂的知識積累、知識分享、知識的評估等等，然而根據(jù)我們調(diào)研，甚至一些務(wù)實的oa提供商自己也承認(rèn)，知識管理也就是以前oa軟件中的文檔管理，或者叫檔案管理而已，甚至功能還沒有檔案管理等強。況且很多oa提供商根本沒有真正研究知識管理的內(nèi)涵，僅在功能菜單上加了一個知識管理的模塊，不但沒有解決原來的信息孤島問題，反而制造了新的信息孤島。當(dāng)前oa對于知識管理停留在了概念上、口號上。目前在我們所調(diào)研的幾十家國內(nèi)oa中，包括一些號稱知名的oa，沒有一套o(hù)a系統(tǒng)中所謂的“知識管理”能在理念上或者技術(shù)上有所創(chuàng)新，更多的是一種炒作。

　　6、當(dāng)前oa絕大部分采用web方式，極大的降低了用戶體驗
　　當(dāng)前市場上的當(dāng)前oa，幾乎100%采用了web方式（b/s架構(gòu)）。當(dāng)然，web方式有其自身的優(yōu)點：實施方便、維護(hù)簡單、界面友好等等，在很多項目和系統(tǒng)中也得到了非常好的體現(xiàn)。然而，具體到oa這一行業(yè)軟件時，web方式是否是最合適的方式，還有待商榷。
　　首先，辦公事務(wù)中有大量的文檔、表格等內(nèi)容需要處理，現(xiàn)行的web技術(shù)上也能處理，但仍然在速度上、易用性上與桌面應(yīng)用程序（如word、excel等）有著很大的差距，根據(jù)我們調(diào)研，即使web頁面直接調(diào)用了word控件，在速度上、穩(wěn)定性上仍然非常不足，用戶更愿意直接使用word辦公。
　　其次，oa系統(tǒng)中往往有一些日程安排、工作提醒、即時信息等等內(nèi)容。采用純web方式，用戶必須打開瀏覽器（ie等），進(jìn)入oa站點，登錄后才能獲取。而在日常辦公中，可能很多人沒有打開瀏覽器的習(xí)慣，即使打開了，也常常在處理完工作后隨手關(guān)閉瀏覽器。這時oa的工作提醒、即時信息形同虛設(shè)。即使因為領(lǐng)導(dǎo)的要求必須在工作時間打開瀏覽器登錄oa，并且不去關(guān)閉它，由于web采用的技術(shù)是基于無連接的，其保持在線的技術(shù)是采用刷新的方式來模擬，在實際工作中，常常會發(fā)生刷新包丟失的情況，導(dǎo)致用戶自動掉線。同時，有一個ie的窗口一直打開在用戶的桌面上，對用戶的其他工作也會產(chǎn)生影響。
　　另外，工作中用戶往往需要處理較大的文檔、文件，采用web方式的oa處于文件的方式只有“上傳”一種。web中的上傳會因為服務(wù)器的原因而受到很多限制（如iis默認(rèn)情況下就限制上傳的文件最大只能2m）；基于無連接的web技術(shù)處于上傳文件也非常麻煩，很難實現(xiàn)對上傳過程中文件狀態(tài)的顯示和控制；web文件上傳的性能也非常的差，上傳過程很容易出錯，而且沒有異常處理機制，一旦出錯就只能重新上傳。
　　總之，由于web技術(shù)是基于無連接的，在日常辦公實時性要求非常高的場合，是非常不適合的；而當(dāng)前oa為了簡化開發(fā)、一味的追求流行而普遍采用web方式，極大的降低了用戶體驗。

　　7、當(dāng)前oa在設(shè)計上無法適應(yīng)特殊的應(yīng)用環(huán)境
　　當(dāng)前oa對于特殊環(huán)境考慮的比較少，有些oa會考慮到內(nèi)外網(wǎng)等一些特殊情況，但具體到某些單位的特殊情況，幾乎沒有一套o(hù)a能夠在應(yīng)用上適合。
　　由于很多特殊情況都有比較特殊的原因，這里就不展開討論了。
　　
　　下一代oa，會變成什么樣子？
　　既然寫了這么多問題，我心里當(dāng)然已經(jīng)有了一些不是非常成熟的思路。這些思路，可以從上文中看出一些端倪；但是關(guān)于下一代oa的整體想法，卻與當(dāng)前oa的角度完全不同----這也是我敢將本文向大家公布一部分的原因。我會繼續(xù)將我的思路完善，并初步實現(xiàn)后與大家分享，時間可能會有點長，敬請期待，謝謝！