本會議管理模塊可以實現(xiàn)對會議的全生命周期管理，從會議的通知-》會議的跟進(jìn)-》會議紀(jì)要錄入-》會議重要事項的工作計劃錄入和跟蹤-》績效評定 的全生命周期管理，確保會議所有重要事項得到清晰的跟進(jìn)，達(dá)成會議預(yù)定的目標(biāo)。

    有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對指定人員發(fā)送會議通知，并可以隨時查閱會議通知?？梢栽诎l(fā)送會議通知時設(shè)置該會議的參加人員和發(fā)放范圍，同時以郵件和短信形式發(fā)送給指定人員，有效結(jié)合當(dāng)前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時。建立現(xiàn)代化的會議制度，確保會議的必要性和功效性。

在使用會議管理之前，先用管理賬號給“行政文員”的崗位設(shè)置“會議管理”的相關(guān)的權(quán)限，設(shè)置方法如下：權(quán)限開啟簡介

一、首先在會議前由行政文員發(fā)一份會議通知（錄入員工：行政文員；操作查看：與會員工）
操作步驟如下：
行政文員登陸系統(tǒng)—》單位會議管理—》發(fā)布會議通知，如下圖所示：

點擊進(jìn)入發(fā)布會議通知頁面，如下圖填寫：

在此頁面行政文員需填寫會議的相關(guān)信息如：會議名稱、會議主題、會議地點、開會時間、參會人員（是否需簽收）、發(fā)放范圍、附件文檔說明（特別說明），填寫完，點擊“發(fā)布會議”通知即可。

發(fā)布會議通知后，需參與會議人員就能收到Email提醒（設(shè)置手機(jī)郵箱的可以收到手機(jī)短信提醒），在系統(tǒng)頁面可看到頁面的更新，如下圖所示：

點擊進(jìn)入，進(jìn)行簽收操作：

該頁面的附件可下載打開進(jìn)行查看。

對于員工是否簽收確認(rèn)，行政文員也是可以在會議管理頁面進(jìn)行查看到的，對于未及時簽收，行政文員可通過電話溝通來進(jìn)行簽收提醒。
另：行政人員可以對于會議通知未簽收的現(xiàn)象推行相關(guān)的處罰方案。
發(fā)布會議通知作用：

1：信息傳遞迅速完整；

2：減少行政人員對個別人員的漏掉的現(xiàn)象；

3：避免缺席會議人員以“未接到通知”理由搪塞的現(xiàn)象。

二：會議紀(jì)要的編寫（錄入員工：行政文員；操作查看：與會員工）：

說明：會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后由行政文員根據(jù)會議內(nèi)容錄入，并對其進(jìn)行任務(wù)分配。
具體操作如下：

行政文員登陸系統(tǒng)—》單位會議管理—》發(fā)布會議通知，如下圖所示：

點擊對應(yīng)的明細(xì)進(jìn)入會議錄入頁面，如下圖所示：

主要記錄：

1.當(dāng)次會議的出勤情況；

2.當(dāng)次會議的主要內(nèi)容；

3.對會議的重要相關(guān)事宜計劃轉(zhuǎn)到工作計劃進(jìn)行跟進(jìn)。

 

會議紀(jì)要上傳的作用：

1.實時記錄會議的出勤情況；

2.實時記錄會議主要內(nèi)容以及各部門的主要工作項目，為新員工的工作內(nèi)容提供參考；

3.將會議中的重要事項及時的轉(zhuǎn)到工作計劃當(dāng)中，避免“會中計劃會后無人跟進(jìn)”的現(xiàn)象。

會議紀(jì)要添加完后，最終其余人員查看即可，最終效果如下圖所示：

注：“行政文員”崗位只是作為一個參考，不同公司對于會議管理的崗位可以一樣的，但權(quán)限是跟“行政文員”需一致。