工作流概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務(wù)或角色，并通過計算機(jī)對業(yè)務(wù)流程自動化執(zhí)行管理，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并對其進(jìn)行監(jiān)控，自動進(jìn)行傳遞文檔、信息或任務(wù)，達(dá)到提高工作效率、更好的控制過程、增強(qiáng)對客戶的服務(wù)、有效管理業(yè)務(wù)流程等目的。它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則，從而實(shí)現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。

許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統(tǒng)計報表功能則不能實(shí)現(xiàn)。而采用工作流，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，大大提高了效率，實(shí)現(xiàn)了知識管理，提升了公司的核心競爭力。